I tider av föränderliga affärsmiljöer blir införandet av affärssystem som Business Intelligence (BI) avgörande. Detta för att organisationer ska kunna fatta välgrundade beslut och behålla sin konkurrenskraft. I centrum för detta sammanhang ligger en nyckelfigur – business controllern. Men hur navigerar denna vägvisare genom de utmaningar som implementeringen av ett nytt BI-system medför? Svaret är ”enkelt” – genom effektiv kommunikation!
Tydlig kommunikation av syfte och mål
En business controller måste kunna effektivt kommunicera med alla intressenter i organisationen. Från ledningen till användarna av systemet. Detta innefattar att tydligt förklara syftet med det nya systemet. Lyfta fram fördelarna och målen med implementeringen. Dessutom hur det kommer att påverka deras dagliga arbete. Genom att kommunicera på ett övertygande och engagerande sätt ökas acceptansen för det nya systemet. Således minskar motståndet mot förändringar.
Hantera motstånd och oro
En annan viktig aspekt av kommunikation är att lyssna på användarnas behov och bekymmer. En business controller bör vara lyhörd för feedback från olika delar av organisationen. Denna information ska användas för att anpassa och förbättra implementeringsprocessen. En öppen och tillitsfull kommunikationsmiljö, möjliggör att bygga förtroende och samarbete kring införandet av det nya BI-systemet.
Utbildning och kunskapsdelning
Det är också viktigt att integrera kommunikation med utbildning och träning. Detta i syfte för att underlätta en smidig övergång till det nya BI-systemet. Genom utbildning och support kan en business controller förklara BI-systemets funktioner, rapporteringsverktyg och analytiska möjligheter. Erbjud träningssessioner, workshops och individuell support. På så vis säkerställs att användarna har den kunskap och kompetens som krävs för att använda det nya BI-systemet på bästa sätt.
Skapa en kultur för dataanalys
En business controller bör kommunicera betydelsen av dataanalys och användningen av BI-systemet för att fatta välgrundade beslut. Uppmuntra till att främja en kultur där datadrivna insikter och analyser är eftertraktade. Det kan hjälpa till att skapa en organisation som är inriktad på att använda BI-systemet på ett effektivt sätt.
Kontinuerlig kommunikation och feedback
En effektiv kommunikation handlar också om att en att en business controller kontinuerligt utvärderar och mäter effektiviteten av det nya BI-systemet. Detta för att säkerställa en lyckad implementering. Analysering av användarstatistik och feedback kan identifiera eventuella problem eller utmaningar som behöver åtgärdas. Genom att vara proaktiv i att lösa dessa frågor, kan en business controller kontinuerligt förbättra användningen och acceptansen av BI-systemet. En öppen och transparent kommunikationskanal, möjliggör för business controllern att stödja organisationens affärsbehov på bästa möjliga sätt.
Summerat
Kommunikation är en avgörande faktor i att underlätta och stödja införandet av ett nytt BI-system i organisationen. Genom att använda kommunikation som ett strategiskt verktyg kan en business controller skapa engagemang, minska motstånd, främja kunskapsdelning och skapa en kultur för dataanalys. Till följd av att vara lyhörd, transparent och kontinuerligt kommunicera och samla in feedback kan en business controller säkerställa en framgångsrik implementering.
Så, har vi råd att försumma en sådan kommunikativ strategi när det handlar om att säkra införandet av ett nytt BI-system?
Vicky Georgiado, Senior Interimkonsult inom ekonomi
