Som konsult kan du alltid komma undan med att ifrågasätta invanda arbetssätt. Övriga i organisationen har överseende med att du inte ”har hela bilden” då du oftast arbetat kortare tid än dem. Du har lättare att ställa obekväma frågor och du kan kosta på dig att det blir en del blindgångare utmed vägen.

Vilken möjlighet! Men hur går man från frustration och idé till genomförande och förbättring? 

Låt mig ge ett exempel från ett av mina uppdrag:

Ekonomiavdelningen fakturerar företagskunder baserat på vad våra (min uppdragsgivares) butiker har fyllt i på ett faktureringsunderlag. Närmare 100.000 fakturor sänds årligen till våra företagskunder. 30% av dem är av olika anledningar felaktiga, vilket leder till frustration ute i butikerna.

Företagskunderna blir irriterade, så även ekonomiavdelningen som tycker butikerna fyllt i fel i underlagen. Lägg därtill den extra tid som läggs på att fakturera, kreditera och fakturera igen samt kostnaden för hanteringen och de miljömässiga aspekterna.

Det finns en utbredd misstro mellan ekonomiavdelningen och butikerna i företaget. Ekonomi hävdar att butikerna omöjligen kan lära sig göra rätt eftersom de är säljare och inte administratörer. Och butikerna anser att ekonomi inte förstår verksamheten och att deras fokus är just försäljningen och inte administrationen.

Jag upplever dessutom, när jag börjar nysta i problemet, att andra delar av företaget antingen håller på den ena eller den andra sidan alternativt är uppgiven och konstaterar att människor är olika, bra på olika saker och att vi helt enkelt får leva med problemet. Men icke, jag är övertygad om att om det finns en förståelse för varandras verklighetsbild och upplevelse av en situation är det en större chans till förändring. Lösningen kan ibland tyckas enkel men bara om ingen annan kommit på den och kanske framför allt, genomfört den.

Steg ett blir att jag sätter ihop en miniprojektgrupp bestående av två av de personer på ekonomi som jag tycker är mest öppna för förändringar och två butikschefer som jag har en bra relation till och som jag vet har en förändringsådra i sig. Dessa fyra får under min guidning sätta igång med att arbeta om det uråldriga faktureringsunderlaget och göra det förståeligt för båda parter. Dessutom får de i uppdrag att försöka tänka sig in i hur kollegorna på ekonomi och ute i butik kommer hantera olika kniviga situationer vid fakturering. I korthet, detta enda steg leder till att vi halverar felprocenten fakturerade kunder till hälften, dvs cirka 15 %.

Är jag då nöjd där och då? Förvisso ja men det finns mer att göra. Vi vet alla att även om du kan förändras, och allra helst om du kommer på det själv, har vi våra styrkor och svagheter. Det finns en del butikschefer som är ruskigt vassa på att sälja, vinna olika säljtävlingar, är utåtriktade och framåt på alla sätt men med en svaghet: administration.

Steg två blir att pinpointa dessa butikschefer och kika på hur deras butiker ligger till med sin del av vår totala felfakturering och mycket riktigt ligger de inte bäst till på det området såsom de gör inom försäljning. Därefter bearbetar jag dessa personer och medarbetarna i de berörda butikerna under ett par veckors tid i hur de ska fylla i det numera nya faktureringsunderlaget. Att förklara konsekvenserna av att vi inte gör rätt i slutändan, nämligen att det leder till lägre lönsamhet för bolaget som helhet och det är en trigger för dessa tävlingsmänniskor. De kan inte stå ut med att vi helt i onödan slänger pengar i sjön genom att göra fel, slarva och att andra får rätta och göra om. Resultatet blir en ytterligare sänkning av felprocenten ned till 5% när dessa butiker som står för merparten av felaktigheterna börjar göra rätt och framför allt förstår varför de behöver ändra sitt arbetssätt.

Vad vill jag då säga med allt detta? Jo, jag tror följande:

• Det finns alltid saker att förbättra om vi vågar ifrågasätta
• Det är viktigt att komma på bra idéer till förbättringar men minst lika viktigt att genomföra dem
• Det finns ibland motsättningar mellan olika delar av företag som kan överbryggas genom gemensamma förbättringsprojekt och det blir mycket roligare att arbeta tillsammans och gå i samma riktning
• Om du är konsult och kan föreslå och genomföra förbättringar har du ett konkret case att hänvisa till där du gjorde en förändring och det är tillfredsställande i sig men ger dig också cred internt och hos din uppdragsgivare

/Carl-Johan Torssell, CFO-konsult