Genom att implementera inslag av historieberättande kan man som business controller skapa ett mervärde i rapportering och förmedling av finansiell information. En organisation som inte bara tar emot fakta utan också emotionellt engagerar sig i finansiella presentationer, kommer att ha en ökad förståelse för alla aspekter av rapportering och siffror och kan se den större bilden.

En business controllers vardag handlar i mångt och mycket om att ta fram, analysera och mäta siffror och data – men också att föra insikter och utfall vidare ut i organisationen. Klassiska prognos, bokslut-eller budgetmöten med en fördefinierad excel- eller powerpointmall som visar det siffermaterial man har tagit fram, kan ibland kännas som att man talar för döva öron eller att man har svårt att få mottagarna att förstå budskapet. Det kan ta många timmar att producera material, som sedan inte används eller glöms bort. Ekonomiska termer och svåra ord kan också exkludera en publik som inte har samma erfarenhet och kunskap som du själv, och göra det svårt att förmedla den viktiga information som finns i siffrorna.

Då kan man prova att tänka i termerna av ”financial storytelling”. En berättelse aktiverar delar av hjärnan som gör att den som ska ta emot informationen själv börjar se egna bilder och på det sättet blir engagerad. Genom att dopamin frigörs i hjärnan blir lyssnaren också emotionellt engagerad. En historia med en röd tråd som berättas kan aktivera fler områden i hjärnan hos den som lyssnar än om man bara informerar om fakta. I affärssituationer behöver vi ta beslut och få andra att förstå eller kanske övertyga personer eller grupper, och där kan en väl strukturerad berättelse göra stor skillnad.

Det finns olika berättelsestrukturer, nedan är ett exempel -

1. Början – vi startar i den vanliga verkligheten för hjälten.
   Hjälten kan vara ditt företag, en grupp medarbetare eller kunder.
2. Något händer som stör vardagen, en utmaning eller problem, som hjälten måste agera på.
   Vi ser en plötslig nedgång i försäljningen, som får stora konsekvenser för lönsamheten i kvartalet.
3. Mitten – hjälten behöver göra någon form av resa för att möta problemen eller faran som hotar. Olika andra karaktärer kan finnas till hjältens hjälp.
   Ett stort antal aktiviteter behöver göras för att möta den oväntade försäljningsnedgången och man ser att det är en stor utmaning. Olika funktioner i företaget kommer att behöva samarbeta i projekt under den här perioden och det kan bli tufft.
4. Styrkemätningen – när de olika inslagen i berättelsen möts och hjälten måste ta sig genom kaos ut på andra sidan för att nå målet.
   Med all kraft efter en lång kamp i ett antal aktiviteter, så ser vi att resultatet uppnås och företaget har återtagit förlorade marknadsandelar och faran är över.
5. Slutet – kaoset är över och hjälten har inte bara överlevt utan också vuxit genom upplevelsen och kommer starkare ur historien – slutet gott allting gott!
   Vårt bolag har nått ett antal lärdomar, har identifierat potential eller vill höja olika medarbetargrupper för det resultat man uppnått.

Några andra tips för att nå fram med budskapet:

• Materialet som förmedlar historien bör innehålla ett språk där man undviker svåra finansiella termer och som är anpassat till mottagaren. Mark Twain lär ha sagt ”Använd inte ett 5 dollar-ord när ett 50 cent-ord är tillräckligt!”.
• Använd visualiseringar som vattenfallsdiagram, bilder eller kanske till och med små filmsnuttar i din presentation om ditt företag tillåter kreativitet i den omfattningen. Undvik att endast använda inkopierade exceltabeller som är svåra att läsa, eller har väldigt liten text.
• Säkerställ till sist att den historia du berättar i ord också kan återfinnas i presentationen genom att använda rubrikraden i powerpoint för att sammanfatta varje bild och vad du vill att man ska läsa in. Det är ett enkelt sätt att skapa ett narrativ – en röd tråd – som lever kvar utan din röst.

Det grundläggande syftet med rapportering och förmedling av finansiell information är att överföra någon form av kunskap och insikter till andra parter,  för att få dem att ta den till sig och använda den i sin vardag. Genom att lära sig hur man kan skapa ett format som triggar intresse och förståelse hos andra, får man ett kraftfullt verktyg som inte bara skapar en gemensam bild av nuläge och önskad framtid, men i bästa fall också ett genuint engagemang.

Karin Lindström, Interim Senior Business controller