Företagsvärlden bygger på siffror. Fel siffror orsakar en oväntad resultatpåverkan, fel prognoser – och att fel beslut tas. Ett riskområde inom redovisning är när lönerelaterade konton bokförs. Det finns ett gap mellan de som jobbar med lön och de som jobbar med redovisning. Detta kräver en ömsesidig förståelse över konteringen i bokföringen.
En redovisningsbyrå var med om följande: en av de anställda redovisningsekonomerna hade inte bokfört semesterskulden under året som totalt var en skuld och en kostnad på 700 000. Revisorn upptäckte det i samband med årsbokslutet – och det fick konsekvensen att företaget inte längre gick med vinst och därför kunde inte aktieägarna ta ut sin planerade utdelning.
Några av de punkter som oftast blir fel med lönerelaterade bokföringskonton:
- Semesterskuldslistan – det ska vara rätt personer med på listan. Är nyanställda med? Har slutlön och innestående semester betalats ut till de som slutat? Har semesterskulden krympt vid uttag av semesterdagar? Att listans totala skuld stämmer med balansräkningens skuldkonton räcker inte.
- Kvitton som anställda fått utbetalt på sin lön ska konteras rätt, vem tar beslut om hur de ska bokföras? Vem tar ansvar att företaget har avdragsrätt för momsen som kan finnas på kvitton?
Har de anställda gjort utlägg som de ska förmånsbeskattas för som betalats ut direkt från företagets bankkonto (dvs. utlägg som inte har gått via lön)? - Att aktieägaren/ägarna kommer upp i lönebaserat utdelningsutrymme om så önskas. En vd missade lönebaserat utdelningsutrymme på 800 000 på grund av 10 000 för lite i bruttolön.
- Pensionsfakturorna är – efter semesterskulden – oftast det som blir fel. Om den som ansvarar för leverantörsreskontran inte exakt förstår fakturan kan både eventuell förmån och löneskatt bli fel. Med konsekvenser av såväl resultatpåverkan som skattepåverkan.
För att skapa en brygga mellan lön och redovisning:
- Bestäm vem som äger vilken uppgift och utbilda berörd person om kunskap saknas.
- Var snabb med eventuella korrigeringar. Tas det emot en leverantörsfaktura som innehåller en post som ska dras mot en anställds lön, informera lön omgående. Jag har varit med om parkeringsböter som ingen på redovisning informerade om, så fordran låg i månader mot den anställde.
- Respektera varandras deadlines. Lön och redovisning arbetar oftast efter olika datum varje månad. Justera efter det aktuella företagets rutiner.
- Kommunikation och att lägga tid på interna möten kommer generera mer tid i framtiden då det förhindrar misstag. Kommunikation mellan lön- och redovisningsavdelningarna är något som ska ske löpande. Här handlar det om att satsa tid för att spara tid senare.
- Checklistor, steg för steg enligt företagets rutiner.
Det finns mängder av förbättringsmöjligheter. Om vi börjar med att de som jobbar med lön och de som jobbar med redovisning följer ovan fem steg så kommer vi att uppnå ett bättre samarbete och mer korrekta siffror. Det sistnämnda är det vi alla vill ha – oavsett om vi jobbar med lön eller redovisning.
Äg siffrorna genom att äga kunskapen.
Annica Kämpe, senior interim redovisningskonsult och föreläsare
