Bästa tipsen för en lyckad onboarding

En lyckad onboarding ger nöjdare medarbetare som snabbare blir produktiva och dessutom stannar längre på sina tjänster. Det i sin tur bidrar till en bättre effektivitet och framgång för organisationen.

Hur ser man då till att onboardingen blir bra? Allt handlar om förberedelse, både för teamet och för den nyanställde. En väl genomtänkt onboarding är en otroligt viktig del i medarbetarupplevelsen, så gör er själva en tjänst och lägg ner tiden som krävs.

I många fall kan man även prata om en preboarding, det som händer från och med det att den nyanställde skrivit på sitt anställningsavtal tills det att onboardingen startar, alltså allt som händer innan nya medarbetaren faktiskt är på plats.

Preboarding

Preboarding handlar om att ge medarbetaren en grundläggande förståelse för verksamheten, den interna kulturen och vad som väntar under den första tiden. Som nyanställd är man taggad på att få komma igång, och preboarding syftar till att underhålla den positiva och taggade känslan, så att engagemanget hänger med in i onboardingen.

Gör en plan och skicka den till din nyanställde. När man börjar på en ny arbetsplats är det viktigt och känns tryggt att man vet vad som ska hända den första tiden. Här kan man se till att det finns kontaktuppgifter till den nyanställdes närmaste kollegor och även förse kollegorna med den nyanställdes uppgifter. Det kan finnas många anledningar att kunna/behöva/vilja kontakta varandra.
Har ni ett välkomstpaket kan det vara fint att skicka det i god tid innan. Detta kan innehålla information om företaget, praktiska detaljer som är unika för just den arbetsplats som personen ska komma till, eller om ni har brandade produkter.
Bjud in till sociala aktiviteter som kanske är schemalagda innan den nya kollegan börjar. Det kan vara en after work eller kickoff. Det är trevligt att få komma med, även om man ännu inte har börjat sin nya tjänst.
Bjud in till era sociala medier. Be alla anställda eller det närmsta teamet att ta kontakt på exempelvis LinkedIn. Det känns bra att detta sker innan den nyanställda är på plats.
Meddela andra anställda att en ny kollega börjar och hur planen för onboardingen ser ut. Många av kollegorna kommer att vara en viktig del i den nya kollegans onboarding. Att känna sig välkommen och väntad av sina nya kollegor är viktigt när man är helt ny.

Onboarding

Första veckan

Sätt en plan för första dagen, första veckan och första månaden eller månaderna. Skicka gärna schemat i förväg, det ger en god känsla och sätter rätt förväntningar hos er nya medarbetare. Första dagen kan det vara trevligt att ex sätta av tid för en gemensam lunch eller en frukost.
Se till att hårdvaran finns på plats. Dator, telefon, inloggningsuppgifter, nycklar eller passerkort -allt som kan behövas under de första dagarna. Om den nya kollegan börjar jobba från hemmakontoret behöver ni se till att sakerna budas över i god tid inför arbetsstarten. (Eller varför inte mötas upp redan veckan innan som ett tillfälle att dels få träffas nära inpå uppstart, dels som en möjlighet för er nya medarbetare att ta emot utrustningen.)
Se till att alla medarbetare i teamet har en tid planerad i onboardingen för ett kort möte med den nya kollegan under de allra första veckorna, med syfte att lära känna varandra och berätta lite kort om deras roll på företaget, även de som kanske inte finns i det närmsta teamet. Det ökar förståelsen för organisationen.
Förbered några arbetsuppgifter som den nya kollegan kan utföra när det blir tid mellan onboarding-aktiviteterna. Det är som ny skönt att ha något att göra när ingen aktivt kan ta hand om en.
Bjud in till era digitala plattformar, förse personen med er personalhandbok, karriärsida, förmånsportaler el liknande.
Utse en mentor. Att utse någon som kan ta hand om allt som kanske inte har med arbetsuppgifterna att göra men som är viktigt för den nyanställda för att känna sig hemma är en god idé. Någon som tar med sig hen och visar de bästa lunchställena, hur kaffemaskinen fungerar, hur man hittar bland delade mappar på servern, promenadstråk mm. Det är skönt att ha en wingman eller wingwoman!

Kommande veckor och månader

Ge utbildning i de verktyg som den nyanställde kommer att använda i sitt arbete, tydliggör arbetsuppgifter och ansvarsområden.
Planera regelbundna avstämningar med den nyanställde, ett bra sätt att ge och få feedback utifrån uppsatta mål och att fånga upp om något är oklart.
Skapa tillfällen för den nyanställda att träffa andra från organisationen som bidrar till en känsla av samhörighet och gemenskap. Bjud in till träffar och möten för att medarbetaren ska få en bättre chans att skapa ett brett kontaktnät. Finns det kanske ett internt projekt eller grupp som den nya medarbetaren kan gå med i?

Detta kan med fördel pågå i flera månader. Det är utmanande att vara ny på jobbet, och det tar mycket längre tid att komma in i en ny roll än vad man kan tänka sig. Det tar inte en vecka, tre månader eller ett halvår, utan det kan ta upp till ett år innan en ny medarbetare är helt trygg i sin roll.

Syftet med en bra pre-/onboarding är att den här tiden ska bli så bra som möjligt och att den nya medarbetaren på ett tryggt och stabilt sätt blir en medarbetare som effektivt kan bistå med sin expertis och känna sig tillfreds. Tiden som läggs på en bra onboarding får man tillbaka i längden! Ladda ned en checklista med ovan punkter här.

Filippa Gernandt, Head of Talent Acquisition & Rekryteringskonsult