Integritetspolicy Kontaktpersoner

Prodiem värnar om din integritet och strävar därför efter att alltid skydda dina personuppgifter på bästa sätt och följa alla vid var tid gällande lagar och regler för dataskydd.

Prodiem AB, org.nr. 556637-4186, och Prodiem Rekrytering AB, org.nr. 559153-9464 (gemensamt ”Prodiem”) är gemensamt personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter. I den utsträckning ett av Prodiem-bolagen är skyldigt att behandla dina personuppgifter enligt lag är det Prodiem-bolaget dock ensamt personuppgiftsansvarigt för just den behandlingen. Mer information om detta kan du läsa nedan under rubriken ”När är Prodiem AB och Prodiem Rekrytering gemensamt personuppgiftsansvariga och vad innebär det?”.

Om du vill kontakta oss når du oss på adress Saltmätargatan 7, 113 59 Stockholm, telefonnummer 08-534 801 30 och e-postadress dataskydd@prodiem.se.

Genom denna integritetspolicy vill vi informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter när du:

representerar en nuvarande, tidigare eller potentiell kund;
kontaktar oss via vårt kontaktformulär eller mail.

Sammanfattningsvis behandlar vi samtliga dina personuppgifter för följande övergripande ändamål:

för att kunna kommunicera med dig som representant hos en nuvarande, tidigare eller potentiell kund, vilket även innefattar eventuell kontakt med dig för att förhandla och ingå avtalet med organisationen du representerar;
administrera eventuella avtal som vi har med organisationen du representerar;
skicka nyhetsbrev och erbjudanden till dig; och/eller
uppfylla skyldigheter i tillämpliga lagar och regler som kräver behandling av dina personuppgifter, t.ex. bokföringslagen.

OBS: om du är kandidat eller konsult gäller inte denna policy utan separat policy för kandidater resp. konsulter.

Vill du veta mer om hur vi behandlar dina personuppgifter?

Vi lämnar mer detaljerad information om hur vi behandlar dina personuppgifter nedan. Genom att läsa vår integritetspolicy kommer du bland annat få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, vilken laglig grund vi förlitar oss på för behandlingen, hur länge vi hanterar dina personuppgifter och vad ändamålet för behandlingen av dina uppgifter är. Vi beskriver även vilka rättigheter du har att påverka vår behandling av dina personuppgifter.

Personuppgifter som vi behandlar om dig

De personuppgifter vi behandlar om dig är de vi har fått från dig eller organisationen du representerar, såsom ditt namn, din e-postadress, telefonnummer, organisationstillhörighet och/eller titel/roll. Om du representerar en potentiell kund kan vi ha inhämtat eller köpt dina personuppgifter från en tredje part.

För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

Om du representerar en befintlig eller tidigare kund

Hantering av kundrelationer
När du är kontaktperson för en befintlig kund behandlar vi dina personuppgifter i den utsträckning som är nödvändig för att hantera kundrelationen. De personuppgifter vi behandlar är som utgångspunkt ditt namn, din e-postadress, telefonnummer, organisationstillhörighet och titel/roll. Vi kan även komma att behandla eventuella personuppgifter som framkommer vid kommunikation med dig. Behandling av dina personuppgifter vid hantering av kundrelationer kan t.ex. ske när vi förhandlar och ingår avtal med organisationen du representerar eller i övrigt kommunicerar med dig i din egenskap av kundens kontaktperson. Vi kan även komma att behandla ditt namn på fakturor där du är angiven som referens.

Om vi får ett organisationsschema över vår kunds organisation och du omfattas av detta behandlar vi personuppgifter om dig såsom namn, tjänstetitel och eventuella övriga personuppgifter som framgår av schemat.

Den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är Prodiems berättigade intresse av att kunna hantera relationen och avtalet med kunden samt kommunicera med dig som kundens kontaktperson. Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att uppfylla lagliga skyldigheter Prodiem har, t.ex. för att uppfylla bokföringslagen om du är namngiven som referens på en faktura.

Hantering av reklamationer och/eller rättsliga anspråk
För att hantera reklamationer och/eller rättsliga anspråk där den organisation du representerar är involverad behandlar Prodiem de personuppgifter som är relevanta för reklamationen och/eller anspråket, såsom ditt namn, din e-postadress, telefonnummer, organisationstillhörighet, titel/roll och eventuell övrig information som är relevant för reklamationen och/eller anspråket.

Den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är Prodiems berättigade intresse av att kunna hantera reklamationen och/eller anspråket.

Skicka nyhetsbrev och relevanta erbjudanden
När du är kontaktperson hos vår kund behandlar vi dina personuppgifter för att skicka nyhetsbrev och relevanta erbjudanden via e-post. För att göra detta behandlar vi ditt namn, din e-postadress, organisationstillhörighet och titel/roll.

Den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är Prodiems berättigade intresse av att skicka marknadsföring till dig i egenskap av representant för vår kund.

Återuppta tidigare kundrelation samt skapa ny kundrelation om du byter jobb
Om du representerar en organisation som tidigare varit kund hos Prodiem kan vi komma att behandla ditt namn, din e-postadress, telefonnummer, organisationstillhörighet och titel/roll i syfte att försöka återuppta kundrelationen.

Den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är Prodiems berättigade intresse av att verka för att återuppta en tidigare relation.

Om du byter jobb och därmed inte längre representerar organisationen som är vår kund kan vi komma att spara dina personuppgifter i syfte att skapa en kundrelation med den nya organisationen du representerar, se mer information nedan i avsnittet ”Om du representerar en potentiell kund”.

Om du representerar en potentiell kund

Skapa ny kundrelation
Om vi har kommit i kontakt med dig i samband med t.ex. presentationsmöten, i affärssyfte eller liknande situationer (inkl. att vi varit i kontakt med dig hos din tidigare arbetsgivare), alternativt om vi fått eller samlat in dina personuppgifter från tredje part kan Prodiem komma att behandla dina personuppgifter i syfte att skapa en kundrelation med den organisation du representerar. För att göra detta behandlar vi ditt namn, din e-postadress och organisationstillhörighet för att skicka nyhetsbrev och relevanta erbjudanden via e-post. Vi kan även komma att behandla ditt telefonnummer i syfte att kontakta dig. De personuppgifter som blir inaktuella i samband med att du byter arbetsgivare ersätts (när det är möjligt) med motsvarande aktuella personuppgifter, t.ex. din nya e-postadress.

Den lagliga grunden för behandlingen är Prodiems berättigade intresse av att skicka marknadsföring och/eller kontakta dig som representant för en organisation som visat intresse för Prodiems tjänster eller som vi tror kan vara intresserad av dessa.

Om du använder vårt kontaktformulär

För att kommunicera med dig och svara på ditt meddelande
För att kommunicera med dig och svara på ditt meddelande som du skickat via vårt kontaktformulär eller via mail till oss behandlar vi ditt namn, din e-postadress, telefonnummer och eventuell övrig information som du skrivit i kontaktformuläret eller ditt mail.

Den lagliga grunden för behandlingen är Prodiems berättigade intresse av att besvara ditt meddelande och ta kontakt med dig som valt att kontakta oss.

När är Prodiem AB och Prodiem Rekrytering AB gemensamt personuppgiftsansvariga och vad innebär det?

Prodiem AB och Prodiem Rekrytering AB är gemensamt personuppgiftsansvariga för all den behandling av dina personuppgifter som beskrivs i denna policy, med undantag för sådan behandling som vart och ett av bolagen är skyldigt att utföra enligt lag, t.ex. för att uppfylla bokföringslagens krav när du är namngiven som referens på en faktura. Försådan behandling är respektive Prodiem-bolag ensamt personuppgiftsansvarigt.

Det gemensamma personuppgiftsansvaret innebär att Prodiem AB och Prodiem Rekrytering AB gemensamt ansvarar för att dina rättigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning tillgodoses. Du kan alltid vända dig till antingen Prodiem AB eller Prodiem Rekrytering AB för att utöva de rättigheter som beskrivs nedan under ”Dina rättigheter” när bolagen är gemensamt personuppgiftsansvariga.

Prodiem AB och Prodiem Rekrytering AB har kommit överens om sina respektive roller och förhållanden gentemot dig som registrerad. Överenskommelsen innebär i allt väsentligt att Prodiem AB är huvudansvarig för att tillse att dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen tillgodoses. Om du vill veta mer om det gemensamma personuppgiftsansvaret samt hur Prodiem-bolagen fördelat skyldigheterna enligt dataskyddsförordningen sinsemellan är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges på första sidan i denna integritetspolicy.

Om vår intresseavvägningsbedömning

När vi behandlar dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen har vi bedömt att vårt berättigade intresse av att utföra behandlingen väger tyngre än ditt intresse och dina grundläggande rättigheter av att inte få dina personuppgifter behandlade. Om du vill veta mer om hur vi har gjort bedömningen är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter finns i början av denna integritetspolicy.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Dina uppgifter behandlas som utgångspunkt endast av Prodiem. Vi kan dock även komma att dela din information med våra personuppgiftsbiträden i enlighet med nedan.

För att kunna hålla dig uppdaterad och ge dig relevanta erbjudanden delar vi enligt ovan vissa av dina personuppgifter med vår leverantör av e-postutskick.
Vi kan även komma att dela din information med våra IT-leverantörer. Eventuella andra leverantörer som vi anlitar kan också komma att få tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, dock endast i den utsträckning det är nödvändigt i syfte att fullgöra sina åtaganden i relation till Prodiem.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Om du representerar en befintlig eller tidigare kund

Om du omfattas av ett organisationsschema som vi har fått av vår kund tillika din arbetsgivare sparar vi dina personuppgifter under tiden som organisationen är kund hos oss eller tills vi får information om att du inte arbetar kvar hos kunden alternativt tills vi får ett uppdaterat organisationsschema där du inte omfattas.

Om du representerar en kund sparar vi dina personuppgifter under den tid som organisationen är kund hos oss och viss tid efter att kundförhållandet har upphört, detta förutsatt att vi inte fått information om att du inte längre representerar kunden varpå vi kommer sluta behandla dina personuppgifter. Vad gäller sparande av dina personuppgifter efter att kundförhållandet har upphört så varierar tiden för detta utifrån vad som är relevant för att möjliggöra kontakt om att återuppta kundförhållandet. För att hålla våra register uppdaterade genomför vi vartannat år en gallring och raderar då sådana personuppgifter som vi bedömer inte längre är aktuella att spara. Detta innebär att vi i vart fall sparar dina personuppgifter fram till gallringen närmast efter att kundförhållandet upphört, vilket kan inträffa upp till två år därefter. Vi kan dock komma att spara dina uppgifter längre än så. Du har även rätt att när som helst invända mot vår behandling av dina personuppgifter vilken kan påverka vår lagringstid (läs mer under rubriken ”Dina rättigheter”).

I vissa fall kan vi komma att behandla dina personuppgifter under annan tidsperiod än vad som anges ovan. Detta gäller i följande fall:

När vi namnger dig som referens på faktura till vår kund sparar vi dina personuppgifter i syfte att följa bokföringslagstiftning, d.v.s. fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Vid reklamationer och/eller rättsliga anspråk sparas dina personuppgifter under den tid reklamationen eller anspråket pågår.
För att skicka nyhetsbrev och relevanta erbjudanden till dig som är kontaktperson hos vår befintlig eller tidigare kund sparar vi dina personuppgifter enligt ovan, dock kortare period om du invänder mot behandlingen eller avregistrerar dig från e-postutskicket.
Om du byter jobb och därmed representerar en ny organisation kan vi komma att spara de av dina personuppgifter som fortsatt är aktuella i enlighet med vad som anges nedan under ”Om du representerar en potentiell kund”.
Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Om du representerar en potentiell kund

Vi sparar dina personuppgifter fram till dess att vi kan avgöra om organisationen du representerar är intresserat av våra tjänster eller inte. Det är olika från fall till fall hur lång denna period är. För att hålla våra register uppdaterade genomför vi årligen en gallring och raderar då sådana personuppgifter som vi inte längre bedömer som aktuella att spara. Detta innebär att vi i vart fall sparar dina personuppgifter till dess att vi har genomfört vår årliga översyn. Vi kan dock komma att spara dina uppgifter längre. Du har rätt att när som helst invända mot vår behandling av dina personuppgifter vilken kan ha inverkan på vår lagringstid (läs mer under rubriken ”Dina rättigheter”).

Vad gäller nyhetsbrev och relevanta erbjudanden via e-postutskick kommer vi skicka dessa under samma period som beskrivs ovan eller till dess du invänder mot behandlingen eller avregistrerar dig från e-postutskicket.

Om du använder vårt kontaktformulär

För att svara på ditt meddelande och hjälpa dig med ditt ärende när du använt kontaktformuläret på vår hemsida behandlar vi dina personuppgifter från att du skickar ditt meddelande till oss och tills ditt ärende är avslutat.

Om du som kontaktar oss representerar en organisation som är potentiell kund kommer vi även behandla dina personuppgifter på det sätt som beskrivs i denna policy avseende personer som representerar en potentiell kund.

Överför vi dina personuppgifter utanför EU/EES?

Prodiem behandlar som huvudregel dina personuppgifter inom EU/EES. Vi kan dock komma att överföra din information i enligt med nedan.

Prodiem överför uppgifter utanför EU/EES till vår leverantör av tjänst för e-postutskick, som är baserad i USA.

När vi överför personuppgifter utanför EU/EES görs detta endast om vi har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder för överföringen i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd. Överföring till USA sker endast till Privacy Shield-certifierade organisationer, vilket Prodiem säkerställt att vår leverantör är. Privacy Shield är ett avtal mellan EU och USA med syfte att skydda européers grundläggande rättigheter och att garantera rättssäkerhet för organisationer som överför personuppgifter till USA. Om du har några frågor angående hur vi delar dina personuppgifter eller om du vill ha en kopia av de lämpliga skyddsåtgärder vi vidtagit är du välkommen att kontakta oss.

Dina rättigheter

Du har vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter, dessa beskrivs närmare nedan. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som framgår i inledningen till den här policyn.

Rätt till tillgång

Du har rätt att få en bekräftelse på om personuppgifter som rör dig behandlas samt tillgång till information om hur personuppgifterna behandlas, t.ex. ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som är under behandling.

Rätt till rättelse

Du har även rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade, samt genom att tillhandahålla information komplettera ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära radering av dina personuppgifter. Sådana förutsättningar föreligger om:

personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för;
du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för att fortsätta med behandlingen som väger tyngre än dina berättigade skäl att inte fortsätta;
när personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt; eller
personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som Prodiem omfattas av.

Prodiem raderar dina personuppgifter på din begäran, under förutsättning att Prodiem inte har en skyldighet att spara personuppgifterna i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd.

Rätt till begränsning av behandling

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Sådana förutsättningar föreligger om:

du bestrider uppgifternas korrekthet (dock endast under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera detta);
behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av uppgifternas användning;
du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk trots att vi inte längre behöver personuppgifterna för syftet med behandlingen; eller
du har invänt mot behandlingen och vi inte utfört en kontroll av om vårt berättigade intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt berättigade skäl av att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Rätt att invända mot behandling

Du har rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter som görs med stöd av Prodiems berättigade intresse, t.ex. hantering av kundrelationer. Om du invänder mot att dina personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål kommer dina personuppgifter inte längre att behandlas för sådana ändamål. För andra ändamål kan Prodiem dock komma att fortsatt behandla dina personuppgifter, under förutsättning att Prodiem kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Rätt att inge klagomål

Du har rätt att lämna klagomål till en behörig tillsynsmyndighet (utan att det påverkar något annat administrativt prövningsförfarande eller rättsmedel). Ett sådant klagomål lämnas med fördel till myndigheten i den medlemsstat inom EU/EES där du har din hemvist, där du arbetar eller där en överträdelse av gällande lagar och regler för dataskydd påstås ha förekommit. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Datainspektionen.

______________________

Denna integritetspolicy fastställdes av Prodiem AB och Prodiem Rekrytering AB 2018