Finance kan avlasta hållbarhetsteamet och samtidigt höja effektivitet och kvalitet i hållbarhetsrapporteringen
Under flera år har det diskuterats vilken roll Finance bör ha i företagens hållbarhetsarbete. Trots det upplever jag att många Finance-funktioner fortfarande tvekar att engagera sig. Vissa ser hållbarhetsrapportering som ett nytt och komplext ramverk. Andra uppfattar det inte som ”riktig” rapportering.
Min erfarenhet är den motsatta. Finance-funktionen är inte bara väl lämpad att bidra i rapportering av kvantitativ hållbarhetsdata, utan har också kompetenser som är avgörande för att skapa en effektiv och kvalitetssäkrad hållbarhetsrapportering som klarar en extern granskning.
Under det senaste året har jag haft förmånen att arbeta med hållbarhetsrapportering och CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) tillsammans med ett hållbarhetsteam, samtidigt som delar av arbetet integrerats i en finance-funktion. Det som slagit mig mest är hur mycket av finans-funktionens arbetssätt som går att återanvända för rapportering av kvantitativ data enligt CSRD.
Varför behövs Finance?
CSRD är ett omfattande regelverk som ställer höga krav på processer, datakvalitet, dokumentation och intern kontroll. Många företag som nyligen publicerat sin första hållbarhetsrapport har upptäckt hur komplext och resurskrävande arbetet faktiskt är.
I många organisationer har hållbarhetsexperter fått bygga rapporteringsprocesser, analysera data, skriva instruktioner, dokumentera metodval och hantera dialogen med revisorer. Det är viktigt arbete, men det innebär också att värdefull tid tas från det som många hållbarhetsspecialister egentligen bör fokusera på: att driva företagets hållbarhetsagenda framåt. Här kan Finance göra verklig skillnad. Men självklart ligger ansvaret för tolkning av standarden, metodval, kvalitativ data kvar hos hållbarhetsexperterna.
Finance arbetar redan dagligen med rapportering, dokumentation, intern kontroll, processutveckling, datakvalitet och samarbete med extern-revisorer. Det är kompetenser som i hög grad efterfrågas även inom hållbarhetsrapportering.
CSRD regelverket – en enkel jämförelse
Bokföringslagen ställer krav på finansiell rapportering medan IFRS eller K3 beskriver hur rapporteringen ska genomföras. På motsvarande sätt ställer CSRD krav på hållbarhetsrapportering medan ESRS anger vad som ska rapporteras. ESRS (European Sustainability Reporting Standards) innehåller drygt 1 100 datapunkter och omfattar både kvalitativa och kvantitativa upplysningar. De kvantitativa datapunkterna formar KPI:er (key performance indicators). Endast väsentliga datapunkter ska rapporteras, vilket avgörs genom den dubbla väsentlighetsanalysen. ESG begreppet står för Environment, Social och Governance vilka är inkluderade i standarden ESRS.
Tolv råd för ett framgångsrikt samarbete mellan Finance och Hållbarhetsteam
1. Bygg ett gemensamt team.
Kombinera erfarna finance-personer med hållbarhetsexperter. Sätt gemensamma mål, upprätta en projektplan och skapa en kultur där olika perspektiv får utmana varandra. Tänk på att Rom inte byggdes på en dag. Finance arbetssätt har skapats under lång tid. Sätt realistiska förväntningar på vad som ska göras kortsiktigt och långsiktigt.
2. Definiera vad som är väsentligt.
Ta fram tydliga principer för vilken kvantitativ data som är väsentlig. Inspiration finns exempelvis i GHG-protokollet, men kombinera gärna med Finance-funktionens erfarenhet av materialitetsbedömningar. Använd väsentlighetsbegreppet även för att begränsa restatements/korrigeringar av data. Många företag lägger oproportionerligt mycket tid på att korrigera historisk hållbarhetsdata. Omräkningar av tidigare perioder innebär ofta omfattande beräkningar, försämrad spårbarhet och återkommande diskussioner kring jämförelsetal. Rätta därför endast historisk data när avvikelsen är väsentlig enligt företagets definitioner eller när regelverk alternativt mål kräver det. Lägg tiden på att förbättra framtida datakvalitet istället för att ständigt omarbeta historiken.
3. Förstå alla rapporterade KPI:er.
Säkerställ att varje KPI har en tydlig koppling till ESRS eller ett uttalat behov från interna eller externa intressenter. Bottna i de definitioner av KPI:er som finns i standarden. Många gånger finns definitioner, men de behöver kompletteras enligt ditt företags förutsättningar. Se till att använda befintlig finansiell data där den är en del av komponenterna i KPI:erna.
4. Våga prioritera bort. Alla KPI:er behöver inte rapporteras.
Se till att tillämpa väsentlighetsbegreppen. Att skilja mellan ”need to have” och ”nice to have” sparar både tid och resurser. Har kan Finance bidra genom att hjälpa kollegorna i hållbarhetsteamen, som ofta strävar efter fullständig och detaljerad data, att göra väl avvägda väsentlighetsbedömningar.
5. Fokusera där effekten är störst.
Prioritera kvalitet i rapporteringen från de största rapporterande enheterna. För mindre enheter kan väl underbyggda estimat ibland vara tillräckliga. En startpunkt för att skilja mellan stora och små enheter är att säkerställa att täcka cirka 80 % datan med primär data och resten kan vara estimat. Självklart måste detta anpassas efter företagets struktur och verksamhet. Detta frigör resurser och arbetet fokuseras på data som spelar roll för KPI:erna.
6. Granska företagets klimatinventeringen kritiskt.
Säkerställ att företagets inventering av växthusgasutsläpp är väl genomarbetad och att de rapporterade kategorierna speglar verksamhetens faktiska klimatpåverkan. Våga välja bort kategorier som inte är obligatoriska eller väsentliga – detta spar mängder av tid för både rapporterande enheter men också för hållbarhetsteamet samt borgar för en mer förståelig rapportering. Men var vaksam på förändringar i verksamhet eller förutsättningar som förändrar de väsentliga kategorierna över tid.
7. Scope 3.1 börja på rätt nivå.
För många företag är scope 3.1 Inköpta varor och tjänster den största utsläppsposten och är samtidigt en av de mer komplexa delarna av rapporteringen. Om så är fallet är ditt företag – se till att lägga extra kraft på att förstå dina utsläpp i Scope 3.1. Det är viktigt att förstå hur utsläppen ska beräknas och att tidigt bestämma en metod för datainsamling som är effektiv och går att utveckla över tid. Tänk igenom valet noga då samma data används ofta av många olika delar av organisationen.
Tänk dock på att rapporteringen av Scope 3.1 inte initialt behöver göras mer komplicerat än nödvändigt. Hög detaljnivå är inte ett krav, eftersom standarden tillåter estimat. Företaget behöver alltså inte ha färdiga livscykelanalyser (LCA:er) för sina produkter eller känna till varje produkts exakta utsläpp för att kunna rapportera. Det går exempelvis att använda offentligt tillgängliga emissionsfaktorer och beräkna utsläppen utifrån inköpsvärde, antal, vikt eller volym. Det ger ett tillräckligt bra underlag för rapporteringen utan att företaget behöver ha detaljerad produkt- eller leverantörsdata från början. Mer detaljerad data kan läggas till efter hand när den blir tillgänglig. Mer detaljerad uppföljning och datainsamling kan företaget välja att lägga till när det finns ett tydligt syfte, exempelvis för att sätta och följa upp utsläppsminskningsmål.
Samma resonemang som ovan bör kunna användas om företagets största utsläppskategori exempelvis är 3.11 – användning av sålda produkter.
8. Fundera över rapporteringsfrekvensen.
Vissa KPI:er kan vara viktiga för ledning, banker eller incitamentsprogram att de bör följas upp oftare än en gång per år. Fler tillfällen för rapportering borgar också för högre datakvalitet.
9. Använd pragmatiska estimat där det är lämpligt.
Årsrapportering behöver inte alltid innebära att samtliga data är tillgängliga per balansdagen. Väl dokumenterade estimat och schabloner kan under vissa förutsättningar vara ett effektivt arbetssätt. Detta innebär att exempelvis en stängning per 30 november med ett väl grundat estimat för december är en praktisk väg för att hinna med hållbarhetsrapportering med begränsade resurser och konkurrerande arbetsuppgifter i årsskiftet.
10. Dokumentera väl.
Precis som inom Finance, ska alla viktiga bedömningar, antaganden och metodval dokumenteras. En hållbarhetsrapporteringsmanual är minst lika värdefull som en Finance manual. Dokumentera specifika frågor i separata memon och underbygg med data – precis som ett memo som Finance använder för att tolka och tillämpa en IFRS standard.
11. Skapa ett hållbarhetsrapporteringsforum. Ett återkommande forum med representanter från samtliga rapporterande enheter och funktioner stärker kvalitet, kompetens och erfarenhetsutbyte. Dessutom är detta grunden för en fungerande boksluts/stängnings-process för hållbarhetsKPI:er.
12. Investera i rätt systemstöd. Ett modernt rapporteringssystem minskar manuellt arbete, stödjer komplexa beräkningar och estimat, stärker den interna kontrollen och förenklar den externa revisionen. Systemstödet är en förutsättning för ett effektivt arbete på koncernnivå och kommer vara hjärtat i KPI-rapporteringen i likhet med ett koncernredovisningssystem. Dessutom gör det livet lättare för rapporterande enheter.
Avslutande reflektion
Hållbarhetsrapportering kommer att fortsätta utvecklas. Kraven på datakvalitet, transparens, spårbarhet, intern kontroll kommer sannolikt att öka.
Därför är frågan inte om Finance ska bidra till hållbarhetsrapporteringen, utan hur. Jag ser inte Finance som en stödresurs i hållbarhetsrapporteringen, utan som en nyckelfunktion för att hållbarhetsrapporteringen ska bli effektiv, kvalitetssäkrad och långsiktigt hållbar – självklart i tätt samarbete med företagets hållbarhetsexperter. Mitt råd till CFO:er och Finance-chefer är därför att aktivt söka en större roll i företagets hållbarhetsrapportering.
Genom att använda finans-funktionens styrkor inom rapportering, processer och styrning kan hållbarhetsteamet avlastas och frigöra tid för det som ytterst skapar värde: att driva företagets hållbarhetsarbete framåt och bidra till att verksamheten når sina hållbarhetsmål.
När Finance och hållbarhetsteam arbetar tillsammans skapas inte bara bättre rapportering. Det frigör också resurser för det som i slutändan är viktigast: att skapa verklig och långsiktig hållbar förändring och förbättrad lönsamhet.
