Budget har varit centralt i många företag i tron om att man ska få ett tydligt ramverk som ska inspirera och driva verksamheten i rätt riktning. Organisationer lägger ned orimligt mycket tid på att gissa vad som ska hända i framtiden och de mäts på saker som de inte har någon som helst möjlighet att påverka. Sluta, nu.
Jag vill börja med att dissekera de delar som varje avdelning ansvarar för. Deras resultaträkning och de delar som de behöver för att bedriva sin verksamhet ligger med, men kan de på riktigt ansvara för alla delar? Låt säga att det finns en hyreskostnad och ett påslag för HR och ledning. De har noll och ingen påverkan på dessa kostnader, men de kan öka och stjälpa de mål som de har i sin budget och därmed döda kreativiteten inom den avdelningen på grund av saker utom deras kontroll. Det här är inte bara ineffektivt. Det är demoraliserande.
Jag skulle önska att avdelningar eller team endast får till uppgift att budgetera, prognosticera och följa upp de saker som de själva kan påverka. Det kanske inte är produktionen som ska lägga budget för material, det kanske ska ligga på inköpsavdelningen som förhandlar med leverantörerna, däremot kan de ansvara för hur mycket spill som blir över eller mängden tid för att tillverka. Om HR har som ansvar att påverka sjuklönekostnader bör de få mandat och budget för hälso- och friskvård för att kunna sätta upp de strukturer och processer som behövs för att all personal i bolaget ska få de bästa förutsättningarna att må bra, det görs självklart i samråd med respektive chef för att öka förståelsen över gränserna.
Att identifiera vem som faktiskt har makten över besluten i alla processer tar tid. En visuell förståelse för komplexa flöden är nyckeln till att skapa insikt om vad som är viktigt på riktigt, det vill säga komplexiteten i det spindelnät av beroenden som är inneboende i en organisation. De görs med fördel som bilder och icke att förglömma, dessa processbeskrivningar är mumma för revisorerna när de ska granska verksamheten.
Skapa en atmosfär där medarbetarna är trygga och de förstår sitt ansvar och sitt mandat.
Det finns generalister och specialister som alla tar med sin kunskap och sitt driv för att gemensamt arbeta för bolagets bästa. Om alla fick i uppdrag att hela tiden leta efter effektivisering i form av tid och kostnader, men med respekt för de som påverkas av besluten får vi en modig organisation som hela tiden värnar helheten.
En inköpsavdelning som upphandlar en produkt eller tjänst måste fullt ut förstå hur den används och vilka risker det finns om vissa kriterier inte uppfylls. Allt kokar ned till att skapa en miljö där medarbetarna är nyfikna på hur deras arbete påverkar, hjälper eller stjälper andras arbete.
Att delegera ansvaret och be om engagemang att ständigt driva microförändringar ger en dynamisk beslutsmässighet och när människor får möjlighet att ta det ansvaret med ett tydligt mandat och en referensram ger det en inre tillfredsställelse att få bidra med sin kunskap för att bygga något som är större än en själv. Med rullande prognoser får ledningen färska rapporter från verksamheten där varje funktion tar ansvar, de kan inte gömma sig bakom att cheferna tagit beslut över deras huvuden.
När tuffa tider kommer, vilket de gör med jämna och ojämna mellanrum så blir direktiven att spara, och med rullande prognoser som hela tiden trimmas så har ledningen ett krispigt och verksamhetsnära underlag för att ta de tuffa besluten. En trygg och driven organisation har koll på sina områden och kan ofta med stor säkerhet berätta hur det kommer att gå de närmaste 3-6-12 månaderna och de kan ge dig scenarieanalyser av vad som skulle kunna hända om, ifall att, saker händer. När flera team kommer samman och pratar scenarier och tillsammans arbetar fram en förståelse för hur hela maskineriet sitter ihop så kommer de att bygga relationer och bli proaktiva i att prata och ge besked när de ser att omvärlden ändras.
Så bu för budget, våga släppa taget och ge medarbetarna makten att tala om för dig hur det funkar. Det är modigt ledarskap och det ger lönsamma företag.
Forskningsreferenser
- 8020 Consulting, ”Rolling Forecasts vs Static Budgeting: Which is Better?” (2022)
- ResearchGate, ”Does the Adoption of Rolling Forecasts Improve Planning?” (2023)
- Amy Edmondson, ”The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth” (2019)
