Kommunikation – Controllerns nyckel till utveckling
Ett nytt år börjar och utan att du hinner reflektera har kalendern fyllts flera månader framåt. Man kan fråga sig vilken av aktiviteterna på agendan som ger mest värde för bolaget och därefter sätta prioriteringsgrad.
Trots digitaliseringens frammarsch är min erfarenhet som konsult att en Business Controller tyvärr fortfarande lägger mer än 70 procent av sin tid på att producera rapporter. Resterande 30 procent fördelas jämnt mellan analys/utveckling och kommunikation/samverkan.
Ordet kommunikation kommer från latin och betyder att något blir gemensamt. Med kommunikation menas den process där man skapar, tolkar och förhandlar mening och budskap.
Som Business Controller är det just det vi gör:
- Vi skapar struktur och flöden
- Vi tolkar och analyserar data
- Vi förhandlar utveckling och förändring
- Vi förmedlar ett budskap till olika aktörer
Genom att prioritera mer kommunikation framför produktion där den finansiella kompetensen möter linjens expertis, skapas ett värdeskapande gemenskap. En vanlig förekommande aktivitet för en controller är att tolka och koppla samman data med det som sker i omgivningen – men kommuniceras analysen ut på rätt sätt?
Kommunikationskanaler
Jag brukar ofta höra utmaningarna med att hitta rätt information i rätt tid och rätt kanal. I de flesta fallen finns det som efterfrågas, men ganska anonymt och krångligt kommunicerat.
Hur information kommuniceras är avgörande för mottagandet. Min upplevelse är att ekonomens vanligaste informationskanal fortfarande är mejl. Vi vet att finansiell information inte alltid är så enkel att begripa därför behöver vi variera sättet att nå ut och återberätta det.
Hur många gånger har inte du som controller fått frågan från mottagare vad innebörden av vissa ekonomiska förkortningar är eller vad skillnaden är mellan olika rapporter? En annan vanlig fråga från mottagare när viktig information skickas ut brukar vara ”förväntas det något av mig”?
Jag tycker att mejl borde vara ett komplement för att nå ut. Det mest optimala sättet att engagera och skapa mer samverkan samtidigt att nå ut med budskapet är att få informationen förklarat av skaparen.
När vi kommunicerar med varandra ska det vi förmedlar passera ett antal filter och varje filter förändrar budskapet en aning. Därför är det bäst att det går igenom så få filter som möjligt.
För att undvika alla dessa filter kan ett alternativ vara att samla lagom stora grupper med jämna mellanrum för återkoppling av finansiell information. Grundförutsättningen för bra kommunikation är att alla ska känna sig bekväma och att det ska finnas utrymme för att ställa frågor. Det uppskattas och ger enorm stor skillnad för mottagandet och förståelsen av budskapet.
/Ronak Khaledi, Interim senior Business Controller
