För dig som vill vara säker på att du konterar rätt.

Vi alla vet att vi ska välja rätt konto vid konteringen av affärshändelser.
Vilka steg behöver vi ta för att veta att vi väljer rätt?

1. Kontoklass

Först och främst rätt kontoklass. Är det en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad som ökar eller minskar? Där har vi första steget för att veta om det är kontoklass 1, 2, 3 eller 4, 5, 6, 7 eller 8 samt om det ska vara på kredit eller debet sidan.

2. Momskoppling

Ska kontot vara momskopplat, ska kontot ha en momskod som talar om var i momsrapporten det kommer att hamna? Stäm av koden mot den angivna raden på momsrapporten.

3. SRU-kod

Titta sedan vad ditt valda konto har för SRU kod. SRU står för ”Standardiserade Räkenskaps Utdrag” och är en 4 siffrig kod som används för att bokföringskontot ska koppla mot rätt rad i inkomstdeklarationen. När bokföringen förs över till skatteprogrammet så tolkas det baserat på SRU koden, inte bokföringskontot. Lokalkostnader K5010 har SRU 7513 och kommer hamna på ”övriga externa kostnader” tillsammans med exempelvis leasing av personbilar K5615 som har samma SRU kod.

4. Andra siffran

Sist behöver vi titta vad andra siffran ska vara i vårt valda konto. Baskontoplanen hjälper oss med detta. Exempelvis konton 50XX används för lokal, mark och liknande kostnader. Sedan har vi 55XX som främst används för reparationer och 56XX som används för bilar. För vår analys av kostnader behöver detta konto väljas rätt, samt att siffran två kommer guida kostnaden rätt i resultatrapporten. Vi behöver även klassificera tillgångar och skulder rätt, ifall det avser en lång eller kortfristig tillgång/skuld. Detta påverkar flera nyckeltal.

För en tid sedan skulle jag bokföra avsättning till periodiseringsfond för året 2015. Jag tyckte det var snyggt att använda just konto 2015 för att visa att avsättningen skedde då. Hade jag tittat på baskontoplanen, eller SRU kodningen hade jag sett att ett bokföringskonto som börjar med 20XX kommer hamna under eget kapital. Det är ju precis just det som en periodiseringsfond inte är.

Vidare är det såklart viktigt för de olika resultatnivåerna i resultatrapporten att vi väljer rätt bokföringskonto, med rätt SRU kod och eventuell momskod. Konsekvensen blir annars en momsrapport som inte stämmer, en inkomstdeklaration som inte stämmer eller en resultatnivå som inte stämmer. Säg att vi bokför inköp av material (som bör ske i kontoklass 4) som förbrukningsmaterial (i kontoklass 5). Helt plötsligt får vi en jättefin bruttovinst, som inte stämmer. Eftersom kostnaderna som skulle bokförts på till exempel 4010 gick in på 5460 i stället. Detta leder till att fel beslut tas eftersom besluten baseras på felaktig information.

Sist men inte minst ska vi vara vaksamma när vi använder nya konton i bokföringen som avser ej avdragsgilla kostnader eller ej skattepliktiga intäkter. Detta är något vi manuellt kan behöva lägga till vid skatteberäkningen, dvs programmen kanske inte kommer kunna tolka ditt nya konto som ej avdragsgillt bara baserat på kontonumret. För att vara säker, dubbelkolla i din skatteberäkning att dessa konton hamnar rätt. För tydlighetens skull rekommenderar jag att namnge ej avdragsgilla kostnader till just det, till exempel ”gåvor ej avdragsgilla”, ”lämnade skadestånd ej avdragsgilla”.

Vi vill ha vår bokföring både lätt och rätt – samtidigt.

Annica Kämpe, senior interim redovisningskonsult och föreläsare