HR-Administratör till Smartoptics

Vill du ta ett samlat ansvar för HR-administrationen i ett internationellt tillväxtbolag och samtidigt få möjlighet att påverka processer och arbetssätt från grunden? Smartoptics söker nu en HR-administratör som vill bli navet i den operativa HR-leveransen och en naturlig kontaktpunkt för både medarbetare och chefer. Här får du en bred och verksamhetsnära roll med stort eget ansvar, där administration kombineras med system, processutveckling och många kontaktytor. För dig som trivs med att skapa ordning, ge god service och driva ditt arbete självständigt finns stora möjligheter att påverka hur rollen utvecklas framåt!

Vad vi söker

Smartoptics befinner sig i en tillväxtfas och har idag omkring 160 medarbetare, med verksamhet och kollegor även utanför Sverige. I takt med att organisationen växer finns ett tydligt behov av att samla den operativa HR-administrationen och skapa effektiva, enhetliga processer genom hela medarbetarresan. Idag finns ingen renodlad HR-funktion och ansvaret är fördelat mellan CFO, ekonomi och chefer, vilket innebär att du kommer in i ett läge där det finns både etablerade arbetssätt att ta vidare och stor möjlighet att själv skapa struktur.

En viktig del av ditt uppdrag blir implementeringen av HR-systemet Hailey, där du tillsammans med CFO och IT bygger upp processer och därefter blir verksamhetens operativa systemägare. Du kommer att arbeta brett med allt från anställningsadministration, onboarding och offboarding till rekryteringsadministration, löneöversyn, HR-data, personalhandbok och medarbetarrelaterade leverantörer. Rollen är operativ och hands-on, men innehåller samtidigt mycket utveckling – inte minst genom att digitalisera och förenkla administration som idag hanteras på flera håll i organisationen. Du blir också en medarbetarnära kontaktperson i vardagliga HR-frågor, medan CFO fortsatt ansvarar för mer komplexa personalärenden.

Smartoptics verkar i en internationell miljö och rollen kommer innebära en del kontaktytor och möten med kollegor utanför Sverige. Rollen är placerad på Smartoptics kontor i Kista med möjlighet till visst hybridarbete och du rapporterar till CFO.

Ansvarsområden

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara:

• Kontaktperson i HR-administrativa frågor
• Ansvar för den löpande HR-administrationen
• Implementera, administrera och vidareutveckla Hailey HR samt stötta chefer och medarbetare i användandet av systemet
• Utveckla och bygga in effektiva HR-processer och workflows i Hailey, inklusive HR-nyckeltal och andra relevanta processer
• Administrera den årliga löneöversynsprocessen
• Koordinera och utveckla onboarding och offboarding i nära samarbete med chefer, ekonomi och IT
• Ge rekryterande chefer systemmässigt och administrativt stöd
• Ansvara för personalhandbok, HR-information, policies och personalrelaterad dokumentation tillsammans med CFO
• Koordinera medarbetarnära aktiviteter och leverantörskontakter samt bidra till en välfungerande arbetsplats

Vem är du?

För att trivas i rollen tycker du om administration och ser värdet i att detaljer, processer och system fungerar hela vägen. Du är strukturerad och noggrann med ett naturligt driv att följa upp, slutföra och förbättra, samtidigt som du är prestigelös och gärna hjälper till där det behövs. Eftersom rollen innebär hantering av personalinformation och många medarbetarkontakter är hög integritet, gott omdöme och ett professionellt förhållningssätt viktigt. Du är serviceorienterad och kommunikativ och har lätt för att skapa förtroende hos både medarbetare och chefer. Samtidigt är du självgående, ser förbättringsmöjligheter och trivs med friheten att själv utveckla strukturer och arbetssätt inom ditt ansvarsområde.

Vi ser att du har en relevant eftergymnasial utbildning inom exempelvis HR, personaladministration, lön, ekonomi, business administration eller motsvarande. Du har med dig ett par års relevant arbetslivserfarenhet från exempelvis HR- eller personaladministration, payroll, People Operations, Office Management, ekonomi eller en assistentroll med liknande ansvar. Du är van att arbeta självständigt i digitala system. Erfarenhet av Hailey, andra HR-system eller rekryteringssystem är meriterande men inget krav. Då Smartoptics verkar i en internationell miljö behöver du kunna kommunicera professionellt på både svenska och engelska.

Ansökan

I denna rekrytering samarbetar Smartoptics med Prodiem. Urval och intervjuer sker löpande, varför vi gärna vill ha din ansökan så snart som möjligt. Ansökan sker via Prodiems hemsida www.prodiem.se. Vid frågor kontaktar du Jakob Altensten, tfn 073-344 51 80.

Välkommen med din ansökan!

Om Smartoptics

Smartoptics erbjuder innovativa optiska nätlösningar och komponenter för den nya tidens öppna nät. Företaget fokuserar på att lösa de tekniska utmaningarna i näten och öka sina kunders konkurrenskraft. Kundbasen består av tusentals företag, statliga kunder, molnleverantörer, “internet exchanges” samt kabel- och telekomoperatörer.

Smartoptics är ett skandinaviskt företag grundat år 2006. Företaget samarbetar med ledande leverantörer av teknik och nätlösningar och har erhållit en stor mängd certifieringar och godkännanden från stora leverantörer av switch- och lagringslösningar som Brocade, Cisco, och Dell. Företaget har en global räckvidd genom sin egen försäljningsorganisation och mer än 100 affärspartners, inklusive distributörer, OEM och VAR.