Integritetspolicy Konsulter

Prodiem värnar om din integritet och strävar därför efter att alltid skydda dina personuppgifter på bästa sätt och följa alla vid var tid gällande lagar och regler för dataskydd.

Prodiem AB, org.nr. 556637-4186, och Prodiem Rekrytering AB, org.nr. 559153-9464, (gemensamt ”Prodiem”) är gemensamt personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter. I den utsträckning ett av Prodiem-bolagen är skyldigt att behandla dina personuppgifter enligt lag är det Prodiem-bolaget dock ensamt personuppgiftsansvarigt för just den behandlingen. Mer information om detta kan du läsa nedan under rubriken ”När är Prodiem AB och Prodiem Rekrytering AB gemensamt personuppgiftsansvariga och vad innebär det?”.

Om du vill kontakta oss når du oss på adress Saltmätargatan 7, 113 59 Stockholm, telefonnummer 08-534 801 30 och e-postadress dataskydd@prodiem.se.

OBS: Om du som konsult är anställd hos Prodiem behöver du läsa denna policy tillsammans med vår integritetspolicy för anställda för att få komplett information om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Genom denna integritetspolicy vill vi informera dig om hur dina personuppgifter behandlas av oss när du:

är potentiell konsult;
är med i vårt konsultnätverk (inkl. när du ingår i en tillsättningsprocess för ett specifikt konsultuppdrag);
ska tillsättas eller är tillsatt som konsult på uppdrag hos Prodiem AB:s kund (nedan ”vår kund”); och/eller
kontaktar oss via vårt kontaktformulär eller e-post.

Sammanfattningsvis behandlar vi dina personuppgifter för följande övergripande ändamål:

för att kontakta och kommunicera med dig som potentiell konsult samt bedöma om du har rätt kvalifikationer för att vara med i vårt konsultnätverk;
om du är med i vårt konsultnätverk: för att upprätta och administrera din konsultprofil i vårt konsultnätverk, matcha dig mot uppdrag vi har att tillsätta, administrera tillsättningsprocessen för ett specifikt konsultuppdrag samt för att ha kontakt med dig som är med i konsultnätverket;
om du blir tillsatt på uppdrag hos kund: för att administrera och ingå nödvändiga avtal, följa upp hur det går för dig samt för att göra eventuell kreditupplysningskontroll och/eller bakgrundskontroll (inkl. eventuellt utdrag ur ditt belastningsregister) av dig;
för att bevaka Prodiems rättsliga intressen i samband med eventuella rättsliga tvister och/eller reklamationer som du är inblandad i (direkt eller indirekt);
för att göra marknadsundersökningar och/eller utvärderingar; och/eller
för att annars kommunicera med dig om du har kontaktat oss genom vårt kontaktformulär eller via e-post.

Vill du veta mer om hur vi behandlar dina personuppgifter?

Vi lämnar mer detaljerad information om hur vi behandlar dina personuppgifter nedan. Genom att läsa vår integritetspolicy kommer du bland annat få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, vilken laglig grund vi förlitar oss på för behandlingen, hur länge vi hanterar dina personuppgifter och vad ändamålet för behandlingen av dina personuppgifter är. Vi beskriver även vilka rättigheter du har avseende vår behandling av dina personuppgifter.

Personuppgifter som vi behandlar om dig

Vi behandlar olika personuppgifter beroende på vilken relation vi har med dig. Mer detaljerad information finns nedan.

För dig som är potentiell konsult

För att kunna kontakta dig samt ge relevant information om aktuella konsultuppdrag till dig som är potentiell konsult och som vi väljer att kontakta på eget initiativ (utan att du först kontaktat oss) samlar vi in och behandlar vissa av dina personuppgifter. Sådana personuppgifter kan vara ditt namn, e-postadress, telefonnummer och personuppgifter om dig som publicerats i sociala media (t.ex. LinkedIn), i externa CV-databaser eller som vi fått från någon som tipsat oss om dig.

Om du skickar en intresseanmälan om att gå med i vårt konsultnätverk och/eller ansökan till specifikt konsultuppdrag behandlar vi de personuppgifter som du lämnar i samband med detta. Sådan information kan vara ditt namn, e-postadress, telefonnummer samt innehållet i dokument som du väljer att lämna till oss, ditt födelseår samt information om din nuvarande sysselsättning. Istället för att fylla i den information som efterfrågas i vårt formulär för intresseanmälan själv kan du istället välja att hämta din information från LinkedIn eller Facebook. Prodiem kommer endast få tillgång till den information som du annars hade lämnat om du hade fyllt i formuläret på vår hemsida samt eventuell annan information från din offentliga profil.

Om vi går vidare med en intervju med dig med anledning av att du är intresserad av att gå med i vårt konsultnätverk (inkl. när du ansökt till ett specifikt uppdrag) kommer vi även behandla eventuella personuppgifter om dig som du lämnar till oss i samband med intervjun.

För dig som är med i vårt konsultnätverk (inkl. när du ingår i en tillsättningsprocess för ett specifikt konsultuppdrag)

För att upprätta och administrera din konsultprofil behandlar vi de personuppgifter som du lämnar till oss från tid till annan. Sådan information kan vara ditt namn, din e-postadress, telefonnummer, personnummer, nuvarande titel, kompetens, utbildning, branscherfarenhet, arbetslivserfarenhet, tillgänglighetsdatum, tidigare/nuvarande uppdrag hos Prodiem, och annan information som framkommer vid intervjuer som är relevanta när vi ska matcha dig mot relevanta uppdrag (t.ex. geografiska preferenser, hur du är som person och ditt födelsedatum) samt ditt CV. Vi kan också komma att behandla uppgifter om dig som dina referenser lämnar till oss. Uppgifterna som samlas in från dina referenser kan t.ex. vara uppgifter om dina personliga egenskaper och om din kompetens.

För att göra utskick till dig om aktuella uppdrag som kan vara relevanta för dig behandlar vi ditt namn, e-postadress, huvudtitel, de kompetenser du har enligt ditt CV och information avseende typ av uppdrag du är intresserad av. För andra typer av utskick, t.ex. inbjudningar till event, behandlar vi din e-postadress.

Om du ansökt till ett specifikt konsultuppdrag kommer vi behandla de personuppgifter vi har om dig i din konsultprofil samt vid eventuella samtal och intervjuer. Om du går vidare i tillsättningsprocessen kommer vi skapa en skriftlig konsultpresentation om dig som presenteras för den organisation vars uppdrag du har sökt. Konsultpresentationen innehåller de personuppgifter i din konsultprofil som är nödvändiga för det aktuella uppdraget.

För att efterfråga tips om andra potentiella konsulter från dig som är konsult i vårt konsultnätverk kommer vi skicka förfrågningar om tips via e-post till dig. Vi kommer därför behandla din e-postadress för detta ändamål. Om du väljer att lämna tips kommer även eventuella personuppgifter om dig som framgår genom detta tips att behandlas. För det fall Prodiem använder den konsult du tipsat om inom tre månader efter vi har fått tipset kan förmedlingsprovision komma att utgå och i samband med detta behandlar Prodiem personuppgifter om dig såsom ditt namn och dina kontaktuppgifter. Villkor för när eventuell förmedlingsprovision utgår anges separat.

För att ha kontinuerlig kontakt med dig, bjuda in dig till olika event samt följa upp med dig om hur du tänker inför framtiden kommer vi behandla din e-postadress och/eller telefonnummer. I samband med detta antecknar vi vad som sägs i den mån det är relevant för kommande uppdrag, t.ex. om du informerar oss om nytt tillgänglighetsdatum.

För dig som ska tillsättas eller är tillsatt på uppdrag hos någon av våra kunder

För det fall du tillsätts för det uppdrag du sökt kommer Prodiem skapa en uppdragsbekräftelse som skickas till den organisation vars uppdrag du sökt. Prodiem kommer även att ingå ett konsultavtal med organisationen du representerar (typiskt sett ditt bolag). Av dessa dokument framgår personuppgifter om dig såsom ditt namn, dina kontaktuppgifter och personnummer.

För att du snabbt ska komma igång vid påbörjat uppdrag hos kund delar vi i regel viss information om dig med vår kund, normalt ditt namn, ditt personnummer och dina kontaktuppgifter.

Inom ramen för tillsättningen av vissa uppdrag utför vi kreditupplysningskontroll och/eller bakgrundskontroll avseende dig personligen. Om vi utför en kreditupplysningskontroll kommer vi behandla ditt namn, din adress, personnummer, civiltillstånd och information om din ekonomiska situation. Efter genomförd kreditupplysningskontroll granskar vi resultatet och gör därefter endast en notering om att kreditupplysningskontroll är genomförd. Vilka personuppgifter vi behandlar om vi utför en bakgrundskontroll beror på hur omfattande kontrollen är, vilket beror på vad det är för typ av uppdrag det rör sig om. Prodiem kommer informera dig om bakgrundskontrollens omfattning innan den utförs. Efter genomförd bakgrundskontroll granskar vi resultatet och antecknar att bakgrundskontroll är genomförd. Vi sparar ingen information från bakgrundskontrollen och vi gör heller inga anteckningar om innehållet i densamma.

För att följa upp hur det går för dig som är tillsatt på uppdrag hos någon av våra kunder kommer vi behandla din e-postadress och/eller telefonnummer för att kunna kontakta och kommunicera med dig.

I samband med att din tidrapportering samt för att tillhandahålla ett personligt inloggningskonto till tidrapporteringsverktyget till dig behandlar vi följande personuppgifter om dig; namn, personnummer, telefonnummer, e-post samt antal arbetade timmar som du registrerar i tidrapporteringsverktyget.

Om du är namngiven som referens på en faktura eller annars nämns på fakturaunderlag kommer vi att behandla ditt namn, titel, och antal arbetade timmar, med hänsyn till bokföringslagen.

För att kontakta dig angående att delta i våra marknadsundersökningar och/eller utvärderingar kan Prodiem komma att behandla din e-postadress och/eller ditt telefonnummer. Resultatet av undersökningarna och/eller utvärderingarna kommer endast hanteras anonymt, och utgör därmed ingen personuppgift om dig. För att gratulera dig som är tillsatt på uppdrag hos någon av våra kunder på din födelsedag behandlar vi personuppgifter om dig såsom ditt namn, din födelsedag och postadressen till vår kund som du utför uppdrag hos.

För dig som kontaktar oss via vårt kontaktformulär eller e-post

När du använder vårt kontaktformulär eller skickar frågor via e-post till oss kommer vi behandla de personuppgifter du lämnar till oss i samband med detta, t.ex. ditt namn, din e-postadress, telefonnummer och eventuell övrig information som du skrivit i kontaktformuläret eller din e-post.

För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

För dig som är potentiell konsult

För att kontakta dig som är potentiell konsult
Som en del av vår konsultverksamhet arbetar vi aktivt med att hitta nya konsulter till vårt konsultnätverk. Vi behandlar dina personuppgifter för att kontakta dig och ge dig information om konsultuppdrag som vi tror är intressanta för dig eller för att se om du kan vara intresserad av att gå med i vårt konsultnätverk.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dig när vi tror att du skulle kunna vara intresserad av att gå med i vårt konsultnätverk och/eller ett konsultuppdrag som vi har fått i uppdrag att tillsätta.

För att hantera din intresseanmälan eller ansökan till ett specifikt uppdrag
Behandlingen av dina personuppgifter sker i syfte att ha inledande kontakt med dig samt avgöra om vi ska gå vidare med en intervju eller inte.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att hantera din intresseanmälan eller ansökan som du har valt att skicka till Prodiem samt avgöra om vi ska gå vidare med en intervju eller inte.

För att bedöma om du har rätt kvalifikationer för att vara med i vårt konsultnätverk
Vi behandlar dina personuppgifter för att bedöma om du har rätt kvalifikationer för att vara med i vårt konsultnätverk. Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kunna göra en kvalificerad bedömning avseende om du har rätt kvalifikationer för att vara med i vårt konsultnätverk.

För att hantera eventuella rättsliga tvister
I händelse av en rättslig tvist som du är inblandad i (direkt eller indirekt) kommer vi behandla de personuppgifter som vi har om dig och som är relevanta för tvisten.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kunna bevaka våra rättsliga intressen och föra bevisning för vår syn på saken vid händelse av en rättslig tvist.

För dig som är med i vårt konsultnätverk (inkl. när du ingår i en tillsättningsprocess för ett specifikt konsultuppdrag)

För att upprätta och administrera din konsultprofil
Om du blir antagen till vårt konsultnätverk kommer vi skapa en konsultprofil om dig i nätverket i syfte att vi ska kunna matcha dig mot konsultuppdrag som vi har att tillsätta för kunds räkning.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kunna upprätta och administrera din konsultprofil för att vi ska kunna matcha dig mot uppdrag.

E-postutskick om aktuella uppdrag som matchar din profil
När du är med i vårt konsultnätverk kommer vissa av dina personuppgifter användas för att göra e-postutskick till dig med information om aktuella uppdrag som matchar mot din profil. Detta utgör s.k. profilering och sker automatiserat genom att dina personuppgifter matchas mot vissa kriterier i uppdragsbeskrivningen. Detta innebär att du får information om relevanta uppdrag baserat på informationen vi har om dig. Du kan även komma att få information om uppdrag, där du bedöms kunna ha relevanta tips på andra konsulter, utifrån din kompetensprofil. Du kommer alltså inte automatiskt få e-postutskick om uppdrag utanför ditt kompetensområde. Detta innebär inte att du är förhindrad att söka andra uppdrag, men du kommer inte få en notis om dessa direkt via e-post utan får gå in på vår hemsida för information.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kommunicera med dig som är med i vårt konsultnätverk genom att ge dig anpassad och relevant information om aktuella uppdrag som är relevanta för dig baserat på din konsultprofil.

För att hantera din ansökan till ett specifikt konsultuppdrag samt administrera tillsättningsprocessen (inkl. bedöma om du är lämplig för uppdraget)
Om du ansökt till ett specifikt konsultuppdrag kommer vi behandla dina personuppgifter för att bedöma om du är lämplig för uppdraget.

Om du går vidare i tillsättningsprocessen kommer vi även skapa en skriftlig så kallad konsultpresentation om dig som presenteras för den organisation vars uppdrag du sökt. Kunden kommer därefter välja ut den eller de konsulter i vårt konsultnätverk som kunden vill träffa för ytterligare intervjuer.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att hantera din ansökan till ett specifikt uppdrag, bedöma om du är lämplig för uppdraget i fråga samt presentera dig för vår kund för att kunden ska kunna göra ett val om vem den vill tillsätta på uppdraget.

För att efterfråga tips om potentiella konsulter och betala eventuell förmedlingsprovision
För att kunna komma i kontakt med potentiella konsulter kan Prodiem komma att skicka förfrågningar till dig om tips på nya konsulter. Om du tipsar om någon eller några kommer vi notera att det är du som har tipsat om personerna, i syfte att kunna bedöma om du har rätt till eventuell förmedlingsprovision.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kunna få tips om potentiella konsulter av dig som redan är med i vårt konsultnätverk och kunna ge dig en eventuell belöning om tipsen du lämnat leder till att den/de du tipsat om går med i vårt konsultnätverk och konsulten hyrs ut till vår kund inom tre månader från att vi har fått tipset från dig.

I övrigt kommunicera med dig
Vi har löpande kontakt med dig som är med i vårt konsultnätverk samt bjuder in dig till events och liknande som vi erbjuder våra konsulter.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att ha en löpande kontakt med dig som är med i vårt konsultnätverk samt genomföra uppföljningar i syfte att upprätthålla en god relation samt löpande dialog med dig samt ha koll på hur t.ex. din tillgänglighet ser ut framåt. Inbjudningar till events och liknande skickas med stöd av vårt berättigade intresse att kunna erbjuda dig som konsult möjligheten att delta på events och annat som vi erbjuder de som är med i vårt konsultnätverk.

För att göra marknadsundersökningar och/eller utvärderingar
Vi arbetar ständigt med att förbättra vår verksamhet. Vi kan därför komma att kontakta dig som är med i vårt konsultnätverk angående att delta i marknadsundersökningar och/eller utvärderingar.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kunna genomföra marknadsundersökningar och utvärderingar avseende våra tjänster för att kunna förbättra vår verksamhet och vårt tjänsteutbud.

För att hantera rättsliga tvister och reklamationer
I händelse av en rättslig tvist eller om vår kund reklamerar en tjänst vi erbjudit kunden och som du är inblandad i (direkt eller indirekt) kommer vi behandla de personuppgifter som vi har om dig och som är relevanta för tvisten.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kunna bevaka våra rättsliga intressen och föra bevisning för vår syn på saken vid händelse av en rättslig tvist och/eller reklamation.

För dig som ska tillsättas eller är tillsatt på uppdrag hos någon av våra kunder

För att skicka uppdragsbekräftelse till vår kund, ingå konsultavtal för din tillsättning och underlätta uppstarten av uppdrag hos kund
När du ska tillsättas på uppdrag kommer Prodiem skapa en uppdragsbekräftelse som skickas till den organisation där uppdraget ska utföras (d.v.s. Prodiems kund). Vi kommer även ta fram ett konsultavtal som ska gälla mellan oss och organisationen du representerar (typiskt sett ditt bolag).

För att underlätta uppstarten av uppdrag hos kund så att du snabbt kan komma igång vid påbörjat uppdrag delar vi nödvändiga personuppgifter om dig med vår kund för att denne ska kunna förbereda eventuellt passerkort och andra nödvändiga behörigheter som ska finnas på plats när du påbörjar ditt uppdrag.

Den lagliga grunden för behandlingarna enligt ovan är vårt berättigade intresse av att ange nödvändiga personuppgifter om dig i uppdragsbekräftelsen vi skickar till vår kund och avtalet vi ingår med organisationen du representerar (typiskt sett ditt företag), samt underlätta för en snabb uppstart vid uppdrag hos kund. När vi delar ditt personnummer med vår kund gör vi det eftersom det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Kreditupplysningskontroll
Beroende på vad det är för uppdrag du är tillsatt på kan vi komma att göra en kreditupplysningskontroll avseende dig personligen via det externa kreditupplysningsföretag vi använder oss av och behandlar inom ramen för detta dina personuppgifter för att bedöma din ekonomiska situation. Den lagliga grunden för behandlingen är att den är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig om att genomföra en kreditupplysning när så krävs för ett uppdrag hos kund. Om vi inte har ett sådant avtal med dig är den lagliga grunden vårt berättigade intresse av att kunna bedöma din ekonomiska situation när du ska tillsättas på ett uppdrag där det kan vara relevant att göra en kreditupplysningskontroll avseende dig, t.ex. om du erhåller attesträtt eller kommer utföra arbete med känsligt och värdefullt material. Ditt personnummer behandlas eftersom det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bakgrundskontroll (inklusive eventuellt utdrag ur ditt belastningsregister)
Om du ska tillsättas på uppdrag kan vi i undantagsfall göra en bakgrundskontroll avseende dig personligen. Så kan vara fallet exempelvis om uppdraget du sökt innefattar särskilt känsliga arbetsuppgifter, såsom hantering av eller tillgång till med stora summor pengar. I vissa undantagsfall kan bakgrundskontrollen även innebära att vi ber om att få se ett utdrag ut ditt belastningsregister.

I den mån en bakgrundskontroll utförs genomför vi den med hjälp av en leverantör inriktad på att genomföra bakgrundskontroller. Vi får endast tillgång till en sammanställning av bakgrundskontrollen. Vår hantering av resultatet av bakgrundskontrollen är begränsad till att vi läser sammanfattningen och noterar att bakgrundskontroll är genomförd. Vi tar alltså inga anteckningar, och sparar ingen information från bakgrundskontrollen.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kunna göra en mer kvalificerad bedömning om du är lämplig för den typ av arbete eller vid den typ av organisation/verksamhet som uppdraget avser.

Uppföljning
Vi kommer löpande följa upp hur det går för dig på uppdraget genom att vara i kontakt med dig och vår kund.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kunna följa upp hur det har gått för dig på ditt uppdrag för att kunna agera vid behov.

Tidrapportering och bokföring
Vi behandlar personuppgifter om dig i den utsträckning det är nödvändigt inom ramen för den tidrapportering du utför samt för att tillhandahålla ett personligt inloggningskonto till tidrapporteringsverktyget till dig. Den lagliga grunden är vårt berättigade intresse av att samtliga våra konsulter tidrapporterar i ett och samma verktyg på ett smidigt sätt genom att ha personliga inloggningskonton, samt att säkerställa att antalet arbetade timmar överensstämmer med avtalet vi har med vår kund respektive med organisationen du representerar (typiskt sett ditt företag). Ditt personnummer behandlas eftersom det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Vi kan även komma att behandla personuppgifter om dig för bokföringsändamål (t.ex. om du är namngiven på en faktura). Den lagliga grunden är att behandlingen är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser i enlighet med bokföringslagen. För denna behandling är Prodiem AB ensamt personuppgiftsansvarig.

För att gratulera dig på din födelsedag
Vi vill visa vår uppskattning för dig som är tillsatt på uppdrag hos någon av våra kunder. Vi kan därför komma att skicka en gratulationshälsning till dig på din födelsedag.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kunna gratulera dig på din födelsedag och visa vår uppskattning.

För att göra marknadsundersökningar och/eller utvärderingar
Vi arbetar ständigt med att förbättra vår verksamhet. Vi kan därför komma att kontakta dig som är tillsatt på uppdrag angående att delta i marknadsundersökningar och/eller utvärderingar.

För att hantera eventuella rättsliga tvister och reklamationer
I händelse av en rättslig tvist eller om vår kund reklamerar en tjänst vi erbjudit kunden och som du är inblandad i (direkt eller indirekt) kommer vi behandla de personuppgifter som vi har om dig och som är relevanta för tvisten.

För dig som kontaktar oss via vårt kontaktformulär eller e-post

För att kommunicera med dig och svara på ditt meddelande
För att kommunicera med dig och svara på ditt meddelande som du skickat via vårt kontaktformulär eller via e-post till oss.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kontakta dig som valt att kontakta oss och besvara ditt meddelande.

Om du som kontaktar oss är potentiell konsult, är med i vårt konsultnätverk eller ska tillsättas/är tillsatt på uppdrag hos kund behandlar vi dina personuppgifter på det sätt som beskrivs ovan i denna policy under tillämpliga rubriker.

När är Prodiem AB och Prodiem Rekrytering AB gemensamt personuppgiftsansvariga och vad innebär det?

Prodiem AB och Prodiem Rekrytering AB är gemensamt personuppgiftsansvariga för merparten av den behandling av dina personuppgifter som beskrivs i denna policy. Respektive Prodiem-bolag är dock ensamt personuppgiftsansvarigt för sådan behandling som respektive bolag är skyldigt att utföra enlig lag – detta gäller t.ex. för vissa behandlingar av dina personuppgifter när du som konsult i vårt konsultnätverk är anställd av ett Prodiem-bolag och för att uppfylla bokföringslagens krav när du är namngiven som referens på en faktura. Hur dina personuppgifter behandlas när du är anställd hos ett Prodiem-bolag finns att läsa i vår integritetspolicy för anställda.

Det gemensamma personuppgiftsansvaret innebär att Prodiem AB och Prodiem Rekrytering AB gemensamt ansvarar för att dina rättigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning tillgodoses. Du kan alltid vända dig till antingen Prodiem AB eller Prodiem Rekrytering AB för att utöva de rättigheter som beskrivs nedan under ”Dina rättigheter” när bolagen är gemensamt personuppgiftsansvariga.

Prodiem AB och Prodiem Rekrytering AB har kommit överens om sina respektive roller och förhållanden gentemot dig som registrerad. Överenskommelsen innebär i allt väsentligt att Prodiem AB är huvudansvarig för att tillse att dina rättigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning tillgodoses. Om du vill veta mer om det gemensamma personuppgiftsansvaret samt hur Prodiem-bolagen fördelat skyldigheterna enligt gällande dataskyddslagstiftning sinsemellan är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges på första sidan i denna integritetspolicy.

Hur har vi gjort vår bedömning när vi behandlar uppgifter med intresseavvägning som laglig grund?

När vi behandlar dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen har vi bedömt att vårt berättigade intresse av att utföra behandlingen väger tyngre än ditt intresse och dina grundläggande rättigheter av att inte få dina personuppgifter behandlade. Om du vill veta mer om hur vi har gjort bedömningen är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter finns i början av denna integritetspolicy.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas som utgångspunkt endast av Prodiem. Vi kan dock komma att dela dina personuppgifter i enlighet med nedan.

När du ingår i en tillsättningsprocess/är tillsatt på uppdrag kan vi så som beskrivet ovan komma att dela vissa av dina personuppgifter med den aktuella organisationen vars uppdrag du sökt uppdrag/är tillsatt på uppdrag hos. När vi delar dina personuppgifter med kunden är kunden ensamt ansvarig för sin behandling av dina personuppgifter.
Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med våra interna och externa IT-leverantörer samt eventuella andra leverantörer (såsom kreditupplysnings- och bakgrundskontrollsföretag, leverantörer av marknadsundersökningar, utvärderingar och personlighets- och logiktest, samt leverantör av e-postutskick) som vi anlitar, dock endast i den utsträckning det är nödvändigt i syfte att de ska kunna fullgöra sina åtaganden i relation till Prodiem.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Nedan anges hur länge Prodiem sparar dina personuppgifter. Dina personuppgifter kan dock sparas längre än vad som anges nedan i den mån vi är skyldiga att spara dem längre enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut. Observera att du kan omfattas av lagringstider under mer än en rubrik nedan, t.ex. om du söker ett specifikt uppdrag samtidigt som du är med i vårt konsultnätverk.

För dig som är potentiell konsult

Personuppgifter om dig som är potentiell konsult sparas olika tid beroende på vår kontakt med dig. Om du inte är intresserad just nu, men vill att vi hör av oss till dig igen t.ex. vid en senare tidpunkt eller om vid en annan typ av konsultuppdrag kommer vi spara dina personuppgifter i enlighet med dina önskemål. Om du är intresserad av att gå med i vårt konsultnätverk kommer vi spara dina uppgifter tills vi har bedömt om du har rätt kvalifikationer för att vara med i vårt konsultnätverk. Om du meddelar att du inte är intresserad kommer vi radera de personuppgifter vi har om dig.

I vissa fall kan vi dock komma att behandla dina personuppgifter under annan tidsperiod än vad som anges ovan. Detta gäller i följande fall:

Vid eventuella rättsliga tvister eller reklamationer kommer Prodiem att behandla dina personuppgifter så länge som tvisten är pågående och tills den är slutligt reglerad. För att säkerställa att vi kan föra bevisning om rättsliga tvister eller reklamationer uppkommer sparar vi dina personuppgifter för detta ändamål i ett år från att vi hade vår senaste kontakt med dig.

För dig som är med i vårt konsultnätverk (inkl. när du ingår i en tillsättningsprocess till ett specifikt konsultuppdrag)

Personuppgifter om dig som är med i vårt konsultnätverk sparas så länge du är med i vårt konsultnätverk (d.v.s. antingen tills vi bedömer att du inte har de kvalifikationer som krävs för att vara med i konsultnätverket eller tills du informerar oss om att du inte längre vill vara en del av nätverket) eller annars påverkar vår behandling genom att utöva någon av dina rättigheter vilka beskrivs nedan.

I vissa fall kan vi dock komma att behandla dina personuppgifter under annan tidsperiod än vad som anges ovan. Detta gäller i följande fall:

Om du avregistrerar dig från e-postutskick från oss eller invänder mot vår behandling för marknadsföringsändamål (d.v.s. när vi skickar information om aktuella uppdrag till dig samt förfrågan om tips på nya konsulter) kommer vi upphöra med behandlingen för detta ändamål.
I syfte att kunna kontakta dig angående att delta i marknadsundersökningar och/eller utvärderingar till dig sparar vi de personuppgifter vi behandlar om dig för detta ändamål under tiden du är med i konsultnätverket. Vi upphör dock med behandlingen om du invänder mot den.
Om du som är med i vårt konsultnätverk har sökt ett specifikt uppdrag sparar vi eventuella uppgifter som endast är relevanta för den aktuella ansökan tills tillsättningsprocessen är avslutad. Konsultpresentationer som skapas för att presenteras för den organisation vars uppdrag du har sökt sparas tillsvidare och uppdateras vid behov, t.ex. om det krävs i samband med att du söker ett annat uppdrag vid ett senare tillfälle.
Om du har lämnat tips till oss om potentiella konsulter sparar vi dina personuppgifter i syfte att se om eventuell förmedlingsprovision blir aktuell i tre månader efter det att vi mottagit tipset. Om förmedlingsprovision ska utgå sparas dina uppgifter till dess provisionen betalats ut.
Vid eventuella rättsliga tvister eller reklamationer kommer Prodiem att behandla dina personuppgifter så länge som tvisten är pågående och tills den är slutligt reglerad. För att säkerställa att vi kan föra bevisning om rättsliga tvister eller reklamationer uppkommer sparar vi dina personuppgifter för detta ändamål under tiden du är med i konsultnätverket och i relation till en specifik tillsättningsprocess i ett år efter att tillsättningsprocessen av uppdraget ifråga är avslutad.
Om vi behandlar dina personuppgifter i syfte att följa bokföringslagstiftning sparar vi dina personuppgifter för detta ändamål fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

För dig som ska tillsättas eller är tillsatt på uppdrag hos någon av våra kunder

Dina personuppgifter sparas så länge tillsättningsprocessen pågår eller, om du blir tillsatt på uppdrag, så länge konsultuppdraget pågår.

I vissa fall kan vi dock komma att behandla dina personuppgifter under annan tidsperiod än vad som anges ovan. Detta gäller i följande fall:

Efter utförd kreditupplysningskontroll och/eller bakgrundskontroll raderas samtliga dokument om detta och en notering om att kontrollen är genomförd görs. Information om utfall av kontrollen noteras inte.
Vi kommer skicka förfrågningar till dig om att delta i våra marknadsundersökningar och/eller utvärderingar så länge du är del av tillsättningsprocessen eller är tillsatt på uppdrag hos någon av våra kunder. Vi upphör dock med behandlingen om du invänder mot den.
Vi genomför vartannat år en gallring av information som du har lagt in i vårt tidrapporteringsverktyg och raderar då sådana personuppgifter som vi bedömer inte längre är aktuella att spara. Detta innebär att vi i vart fall sparar dina personuppgifter fram till gallringen närmast efter att uppdraget som vi kontrakterat dig för upphört, vilket kan inträffa upp till två år därefter. De personuppgifter som behandlas inom ramen för tidrapporteringsverktyget kan dock raderas tidigare om du inte längre är med i konsultnätverket, förutsatt att vi inte har andra skäl att spara dessa, t.ex. för bokföringsändamål.
Vid eventuella rättsliga tvister eller reklamationer kommer Prodiem att behandla dina personuppgifter så länge som tvisten är pågående och tills den är slutligt reglerad. För att säkerställa att vi kan föra bevisning om rättsliga tvister eller reklamationer uppkommer sparar vi dina personuppgifter för detta ändamål under tiden du är tillsatt på uppdrag och ett år efter att uppdraget är avslutat.
Om vi behandlar dina personuppgifter i syfte att följa bokföringslagstiftning sparar vi dina personuppgifter för detta ändamål fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

För dig som kontaktar oss via vårt kontaktformulär eller e-post

För att svara på ditt meddelande och hjälpa dig med ditt ärende när du använt kontaktformuläret på vår hemsida eller skickat ditt meddelande via e-post sparar vi dina personuppgifter från att du skickar ditt meddelande till oss och tills ditt ärende är avslutat samt viss tid därefter.

Överför vi dina personuppgifter utanför EU/EES?

Prodiem behandlar som huvudregel dina personuppgifter inom EU/EES. I vissa fall kan vi dock komma att överföra dina personuppgifter utanför EU/EES till våra leverantörer (t.ex. leverantörer av tjänster för e-postutskick samt marknadsundersökningar/utvärderingar).

När vi överför personuppgifter utanför EU/EES görs detta endast om vi har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder för överföringen i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd. Vi kan t.ex. använda oss av så kallade modellklausulsavtal eller överföra till länder som EU-kommissionen har beslutat har en adekvat skyddsnivå avseende dataskydd.

Till USA kan överföring t.ex. ske till Privacy Shield-certifierade organisationer, vilket Prodiem säkerställt att vår leverantör av tjänst för e-postutskick är. Privacy Shield är ett avtal mellan EU och USA med syfte att skydda européers grundläggande rättigheter och att garantera rättssäkerhet för organisationer som överför personuppgifter till USA.

Om du har några frågor angående hur vi delar dina personuppgifter eller om du vill ha en kopia av de lämpliga skyddsåtgärder vi vidtagit är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som framgår i inledningen till integritetspolicyn.

Dina rättigheter

Du har vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter, dessa beskrivs närmare nedan. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som framgår i inledningen till den här policyn.

Rätt till tillgång

Du har rätt att få en bekräftelse på om personuppgifter som rör dig behandlas samt tillgång till information om hur personuppgifterna behandlas, t.ex. ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som är under behandling.

Rätt till rättelse

Du har även rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade, samt genom att tillhandahålla information komplettera ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära radering av dina personuppgifter. Sådana förutsättningar föreligger om: 15

personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för;
du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för att fortsätta med behandlingen som väger tyngre än dina berättigade skäl att inte fortsätta;
personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt; eller
personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som Prodiem omfattas av.

Prodiem raderar dina personuppgifter på din begäran, under förutsättning att Prodiem inte har en skyldighet att spara personuppgifterna i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd.

Rätt till begränsning av behandling

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Sådana förutsättningar föreligger om:

du bestrider uppgifternas korrekthet (dock endast under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera detta);
behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av uppgifternas användning;
du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk trots att vi inte längre behöver personuppgifterna för syftet med behandlingen; eller
du har invänt mot behandlingen och vi inte utfört en kontroll av om vårt berättigade intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt berättigade skäl av att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Rätt att invända mot behandling

Du har rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter som görs med stöd av Prodiems berättigade intresse såsom e-postutskick med events och/eller aktuella uppdrag som finns lediga. Du har alltid rätt att invända när dina personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål, och om du gör det kommer vi upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för sådana ändamål För andra ändamål kan Prodiem dock komma att fortsatt behandla dina personuppgifter, under förutsättning att Prodiem kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Rätt att inge klagomål

Du har rätt att lämna klagomål till en behörig tillsynsmyndighet (utan att det påverkar något annat administrativt prövningsförfarande eller rättsmedel). Ett sådant klagomål lämnas med fördel till myndigheten i den medlemsstat inom EU/EES där du har din hemvist, där du arbetar eller där en överträdelse av gällande lagar och regler för dataskydd påstås ha förekommit. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Datainspektionen.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få ut och be oss överföra de personuppgifter som rör dig, som du har tillhandahållit oss, till en annan organisation i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet föreligger när:

behandlingen grundar sig på ett avtal där du är part; och
behandlingen sker automatiserat.

Du har rätt till överföring av personuppgifterna direkt från oss till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.

______________________

Denna integritetspolicy för konsulter har fastställts av Prodiem AB och Prodiem Rekrytering AB. Version 1.0.