PMS borde vara top of mind av många anledningar. Inom ledarskap i formen av Performance Management Systems, eller mål och resultatstyrningssystem på svenska.
Verksamhetsstyrningen är fokuserad på hur vi utför våra arbetsuppgifter, medan PMS ämnar sätta mer fokus på vad vi ska åstadkomma, vilken förflyttning vill vi göra och hur vi planerar, målsätter, utvecklar och följer upp vår verksamhet.
Traditionellt arbetar många bolag med nyckeltal, KPIer, kvantitativa mätetal som till exempel mäter vad man uppnått, resultat, tillväxt och antal anställda. Men det skapar inte ett strukturerat arbetssätt för att göra förflyttningar. Önskat läge är att hela företaget går mot ett gemensamt mål. Det kan dock vara svårt att rama in och få många olika delar att linjera, särskilt i större bolagsgrupper.
Ett Performance Management System är ett verktyg för att koppla ihop strategi, mål, beteende och resultat och omsätta förmågor och möjligheter till framgångsrika operativa aktiviteter, samtidigt som man identifierar likheter och olikheter som kan förstås och nyttjas på olika sätt.
Det är inte bara ett mätverktyg – det är en kontinuerlig process för styrning, utveckling och lärande.
Systemet identifierar målbilden och de förflyttningar som behövs för att uppnå målet. Det behövs både operativa och dynamiska förmågor och aktiviteter för att över tid driva rätt sorts förändring.
Låt mig beskriva förmågorna närmare.
Den operativa förmågan är att göra saker rätt. Förmågan kan mätas med KPIer, nyckeltal som mäter effektivitet och faktiska mål, såsom uppnådd lönsamhet, personalomsättning eller beläggningsgrad. Det är fortsatt en viktig del för att ta tempen på vad effekten av tidigare aktiviteter, men ger inte svaret av hur vi formar framtidens aktiviteter.
” Förmågan att sluta göra saker är minst lika viktig som att börja göra nya saker.”
Den dynamiska förmågan är att göra rätt saker över tid. Förmågan att sluta göra saker är minst lika viktig som att börja göra nya saker. Vad ska vi göra mer av, vad ska vi göra mindre av. Kill your darlings är ett modigt strategiskt val. Att låta personalen utmana mellanchefer och ledning kring vilka arbetsuppgifter som ger bäst effekt är ett annat. Det kan vara en nyckel till ett elastiskt förhållningssätt till utveckling, där är psykologisk trygghet en central del för att bygga modiga organisationer. OKR – Objectives and Key Results är ett målstyrningsramverk som sätter mål (objectives) som följs upp (Key results). OKR anger riktningen och bör ha en tydlig tidscykel, eller sprintar för att driva förbättring och framsteg. Forskning visar på att en väl fungerande OKR-ramverk främjar engagemang och transparens.
KPI mäter vad marginalen blev (10%), medan OKR driver en förändring – att öka marginalen från 10% till 15 %.
Samtidigt så bör det finnas en kultur och ramverk för att identifiera var i organisationen det finns synergier att vinna. Vilka resurser kan delas eller samverka? Var kan man kunskapsdela gällande metoder och processer för att få fram ”best practise”? Kan man skapa karriärsstegar inom gruppen för att utveckla och behålla sin personal? Hur kan man dra fördelar marknadsmässigt genom att erbjuda hela gruppens tjänster till fler kunder? Kan man ha ett interaktivt lärande från offerter och upphandlingar, både vunna och förlorade?
Jakten på synergier måste alltid mätas mot kostnaden för att uppnå målet. Bristande analyser och genomförandeplaner kan ofta medföra att synergin helt äts upp av de insatser som sätts in. Gemensamma system kan vara fantastiska när de fungerar, och fruktansvärt kostsamma om man inte nogsamt utvärderar vad som behövs för respektive enhet inom gruppen. Disciplin, analys och realism samt ett strukturerat arbetssätt för att identifiera och driva dessa processer behöver konkretiseras inom PMS. Ledningen behöver inte bara administrativ samordning utan strategisk kompetens och adaptiv styrning.
Ett PMS bör styra hur man vill bygga, integrera och omkonfigurera interna och externa resurser för att hantera förändringar i omgivningen.
Börja med den strategiska grunden, vision, mission och de långsiktiga målen. Sätt upp KPIer och OKR eller arbeta med andra verktyg som Balanced Score Card. Identifiera vilket datastöd och vilka datapunkter som finns tillgängliga för att synliggöra framstegen. Följ upp regelbundet. Använd feedback och reflektion för att ha ett ständigt lärande. Belöna, inte bara med monetära medel. Ge publika erkännanden och beröm för bra prestationer, var tydlig med att misslyckanden är en del av lärandet och välkommet att prata om öppet.
Satsa på kompetens och kapacitetsutveckling, både av individer och system. Har vi rätt kompetens och rätt kapacitet på plats idag? Arbeta aktivt med värdegrund och ledarskap. Och gå tillbaka till början och gör det igen och igen och igen. PMS är cykliskt, och processen behöver gås igenom, om och om igen. Men med en väl genomarbetad plan och rätt verktyg så ger det stora möjligheter för företaget att nå sin fulla potential.
