Vikten av uppföljning för god kvalitet och engagemang
Uppföljning – en självklarhet som ofta glöms bort

Uppföljning är utveckling och visar att du som ledare är redo att ifrågasätta och utmana det du planerade från början. Allt för det höga syftet att allt alltid kan ifrågasättas och därmed utvecklas och detta enligt mig av följande tre anledningar:

1. Skapar kvalitet i arbetet

Min erfarenhet från olika ledarroller på ekonomiavdelningar i olika branscher är att man ofta följer upp tidsåtgång och interna prioriteringar för lite. Här finns en stor förbättringspotential. Exempelvis kan man ha en beslutslogg kring allt som berör alla. En logg med tydliga deadlines och ansvariga som man inleder varje möte med. Denna skickas ut i samband med kallelse, uppdateras i mötet och sänds ut direkt efter. Alla i gruppen får på så sätt i uppgift att följa upp varandra. Årligen kan man sedan följa upp hur mycket tid alla lägger på olika större uppgifter och hur mycket som är "övrigt, eller ad hoc". Detta leder garanterat till att man kommer vilja omprioritera. Ad hoc-uppgifterna är ofta fler och mer omfattande än vad man tror. I samband med det har man en gemensam genomgång av vad man lägger tiden på, och vad man BORDE lägga tiden på. "Need to have"-uppgifter är ofta saker som organisationen tar för givet (bokföring, bokslut, rapportering etc) medan "nice to have " är det ekonomiavdelningen gör om man får tid. Det vill säga affärsmässig, proaktiv uppföljning och förslag till förbättringar, visa sig i organisationen, delta i verksamheten, hålla utbildningar etc. När det kommer till kritan är detta det organisationen uppskattar, det som håller ekonomiavdelningen relevant och gör att vi kan påverka företaget till det bättre.

2. Håller alla på tårna och leder till utveckling

Man behöver egentligen bara gå till sig själv och konstatera; är det någon som följer upp det man gör håller man sig mer på tårna, är bättre förberedd och levererar bättre. Det som inte följs upp ordentligt blir allt som oftast inte gjort eller åtminstone sämre gjort. Men en systematisk uppföljning leder därmed inte bara till bättre kvalitet. Det leder också till att även den som följer upp måste vara alert, utvecklas och leverera för att ha trovärdighet i gruppen. Det blir inte trovärdigt att slentrianmässigt vilja följa upp utan att ha koll på läget. Gemensam utveckling blir en effekt av att alla stöttar alla med förbättringar och uppföljning.

3. Visar att du som ledare är engagerad och ser medarbetare

Många känner otillfredsställelse då de inte känner sig sedda. Det är en naturlig mänsklig reaktion som jag upplevt på nära håll. På ett arbete fick jag i uppgift att jobba med ett projekt som en medarbetare hade arbetat med för flera år sedan. Hen hade varit sjukskriven på grund av utbrändhet och det formligen lyste i hens ögon när jag frågade om projektrapporten och hur jag bäst kunde ta mig an arbetet. Glatt förvånad konstaterade hen: "Vad roligt att någon bryr sig om det här till slut.". Jag säger inte att det var det obefintliga intresset från den som givit medarbetaren projektet som lett till sjukskrivningen, men det kan i alla fall inte lett till några höga engagemangsresultat i medarbetarundersökningen från hens sida.

Jag tror att en positiv, proaktiv och engagerad uppföljning medverkar till att en känner sig behövd, värdefull och uppskattad. Detta förutsatt att en tar eventuell kritik för vad den är menad – saklig och i rörelse mot förbättring, och inte personlig. En fallgrop jag vill varna för är att en måste ha balans så att inte medarbetare känner sig kontrollerade. Där har jag personligen gått bet flera gånger. Känslan av autonomi är en viktig psykologisk faktor för att skapa motivation hos människor, och för mycket kontroll och uppföljning kan skapa stress och tvivel på den egna förmågan.

 

Car-Johan Torssell Expertskribent Prodiem

/Carl-Johan Torssell, CFO-konsult

VD och ansvarig utgivare: Anna Abrahamsson
Chefredaktör: Lena Norrman

Expertskribenter:
Elias Awadis
Ronak Khaledi
Annica Kämpe
Karin Lindström
Mira Myllyniemi
Susann Nahlbom
Carl-Johan Torssell

Ett magasin av konsulter för konsulter